Villkor för användningen av understödet

Statsunderstödet får användas endast för det ändamål som anges i understödsbeslutet. Vid användningen av understödet ska villkoren och begränsningarna i understödsbeslutet följas. Denna handbok är sekundär i förhållande till understödsbeslutet.

De faktiska totala kostnaderna ska vara orsakade av verksamheten eller projektet som fastställs i statsunderstödsansökan och beslutet.

Understödsbeslutet grundar sig på kostnaderna och finansieringen som presenterades i ansökan. I understödsbeslutet meddelas hur stor del av den understödda verksamhetens eller projektets faktiska totala kostnader som kan täckas med det beviljade understödet. Understödsprocenten som anges i beslutet får inte överskridas. 

Exempel: Om de faktiska totala kostnaderna för verksamheten eller projektet som beviljas understöd är 100 000 euro och understödet enligt beslutet får täcka 80 procent av kostnaderna så ska 20 000 euro finansieras på något annat sätt.

Statsunderstödet får inte delas vidare till en annan aktör, om det inte omnämns i statsunderstödsbeslutet. I så fall ska statsunderstödstagaren med den som genomför verksamheten eller projektet ingå ett avtal om hur statsunderstödet används, hur användningen övervakas och villkoren för dessa. Avtalet kan göras upp med hjälp av exempelvis undervisnings- och kulturministeriets avtalsmall om delegering, av vilken minimikraven för avtalets innehåll framgår. Mallen finns på ministeriets webbsidor: https://minedu.fi/sv/delegering-av-understod-och-avtalsmodeller

Understödet får användas endast under den period som anges i understödsbeslutet. Inkomster och kostnader som hänför sig till användningsändamålet för understödet ska tas upp i bokföringen på ett kostnadsställe som är grundat för understödet för perioden som det används.

Understöd som inte har använts ska återbetalas enligt villkoren och begränsningarna som anges i beslutet (se Återbetalning och återkrav av statsunderstödet). Om villkoren i beslutet avviker från villkoren och begränsningarna i bilagan till beslutet är det alltid villkoren i beslutet som ska följas. Regionförvaltningsverket kan av grundad anledning bevilja förlängd användningstid för understödet om understödstagaren ansöker om det genom den elektroniska e-tjänsten (se Understödstagarens upplysningsskyldighet, ändring av användningsändamålet eller villkoren och förlängd användningstid).

Godtagbara kostnader

Som godtagbara kostnader för specialunderstöd betraktas enligt understödsvillkoren följande så kallade direkta kostnader, om inget annat bestäms i ansökningsanvisningen eller understödsbeslutet.    

  • Lönekostnader inklusive bikostnader för medarbetare som är anställda för ett projekt som har beviljats specialunderstöd samt dessa medarbetares kostnader för resor, utbildning, telefoner mm. Om understödstagaren på ett tillförlitligt sätt, till exempel med stöd av arbetstidsredovisning, påvisar att den gjorda arbetsinsatsen direkt hänför sig till projektet och redovisar den till kostnadsstället för projektet betraktas också kostnader för andra anställda som direkta kostnader.
  • Anskaffningar som är gjorda för projektet, inkl. materialanskaffningar  och köpta tjänster.
  • Kostnader för lokaler som används inom projektet som fått specialunderstöd. Sådana kostnader för lokaler som uppkommer oberoende av det understödda projektet godtas inte.
  • Övriga kostnader som uttryckligen orsakas av projektet.

Godtagbara är med andra ord bara sådana verifierbara kostnader som har orsakats av projektet. Sådana kostnader som man inte på ett tillförlitligt sätt kan verifiera att de är orsakade av projektet eller som skulle ha uppkommit utan projektet i fråga är inte godtagbara.

Lös egendom som har förvärvats inom projektet ska också i framtiden användas inom understödstagarens allmännyttiga verksamhet.

I understödsbeslutet bestäms det hur stor del av de faktiska totala kostnaderna för verksamheten eller projektet som får täckas med specialunderstödet.

Med specialunderstödet täcker man underskottet som uppstår av det understödda projektet eller verksamheten då man från de godtagbara kostnaderna drar av övriga understöd och inkomsterna av projektet eller verksamheten. Om understödet är större än det realiserade underskottet ska den överskjutande delen återbetalas till regionförvaltningsverket.

Regionförvaltningsverket granskar kostnaderna i två faser: 

a) först beräknar vi understödets andel av de totala kostnaderna i projektets kostnadsställe  Den procentuella andelen som anges i beslutet får inte överstigas och den överskjutande andelen ska betalas tillbaka. 

b) Sedan beräknar vi kostnadsställets godtagbara kostnader enligt villkoren i specialunderstödet.  Övrig finansiering eller inkomster som har fåtts dras av från de fastställda godtagbara kostnaderna.  Det är bara underskott som uppstår av projektet som finansieras med specialunderstöd. Specialunderstöd som inte har använts ska betalas tillbaka. 

Som godtagbara kostnader beaktas de kostnader som enligt bokföringslagen (1336/1997) och bokföringsförordningen (1339/1997) och enligt god bokföringssed ska tas upp som kostnader under den aktuella räkenskapsperioden eller som kostnad under användningsperioden för understödet. Om understödet används för inköp av lösa anläggningstillgångar och anskaffningsutgifterna tas upp i balansräkningen, kan anskaffningsutgifterna emellertid i sin helhet beaktas som godtagbara kostnader under anskaffningsåret.

Vid behov ska arbetstidsredovisning föras över lönerna inom verksamheten eller projektet som finansieras med understödet (se Ordnande av arbetstidsredovisning). Understödstagaren ska säkerställa att de lönebokningar som tas upp i bokföringen grundar sig på faktiska och realiserade kostnader. Som skäliga kostnader godtar regionförvaltningsverket löner eller arvoden som för varje löntagare utgör högst ett belopp motsvarande en årslön på 80 000 euro jämte lagstadgade bikostnader.

Fördelningen av kostnaderna ska dessutom grunda sig på den använda arbetstiden och understödstagaren ska vid behov kunna presentera fördelningsprinciperna för lönerna för regionförvaltningsverket.

Kalkylmässiga kostnader så som talkoarbete eller frivilligarbete godtas inte.

Som skäliga resekostnader godtas kostnader som uppkommit i överensstämmelse med statens resereglemente. Statens resereglemente: https://vm.fi/sv/tjanste-och-arbetsvillkor-personalforvaltningsdokument. Understödstagaren kan tillämpa sitt eget resereglemente bara det inte godkänner kostnader som överstiger kostnaderna enligt statens resereglemente.

En resa som täcks med understödet ska göras inom en så kort tid och med så små totala kostnader som möjligt. Samtidigt ska man beakta ändamålsenligheten i resan och uppgifterna och att resan görs på ett tryggt sätt. Därmed är inte det billigaste sättet att resa på grund av längden inte nödvändigtvis det fördelaktigaste vad gäller den totala kostnaden. Motiveringar till varför ett visst sätt att resa valdes ska då emellertid presenteras på begäran. Samma principer gäller såväl avlönade personer som personer i förtroendeuppdrag. Om den sökande redan i ansökningsskedet vet att det inom verksamheten eller projektet kommer att uppstå resekostnader som avviker från sedvanliga, ska dessa tas upp i ansökan.

Om inget annat bestäms i ansökningsanvisningen kan till sitt värde skäliga bemärkelsedagsgåvor och dylikt som är uttryck för sedvanlig hövlighet godtas. Däremot godtas inte kostnader som orsakas av penninggåvor eller presentkort med penningvärde. Med presentkort med penningvärde avses sådana presentkort med vilka mottagaren efter eget val kan köpa en tjänst eller vara med penningvärde.

Mervärdesskatt godtas som kostnad som kan understödas bara om den blir en slutlig kostnad för understödstagaren. Om understödstagaren drar av den betalda mervärdesskatten i beskattningen godtas nettokostnaden för föremålet för understödet, alltså det som de facto betalades. Vid understöd som beviljas till kommuner godtas enbart kostnader utan mervärdesskatt.

Om inget annat fastställs i ansökningsanvisningen eller understödsbeslutet kan mottagare av specialunderstöd av motiverade skäl hänföra högst 15 % av de allmänna kostnaderna till att täckas med specialunderstödet. Allmänna kostnader är understödstagarens omkostnader för allmän förvaltning som inte direkt hänför sig till någon viss funktion eller projekt.

Allmänna kostnader är

  • kostnader för personalen inom allmän administration (t.ex. verksamhetsledare, bokförare, ekonomichef, administrativ chef, kontorsarbetare). Personer vars anställning inte påverkas av enskilda förändringar i antalet projekt kan anses tillhöra personalen inom allmän administration.
  • möteskostnader för understödstagarens högre organ
  • allmänna administrativa kostnader för post, telefon, datatrafik, kopiering mm.
  • kostnader för revision och verksamhetsgranskning
  • kostnader för funktioner som lagts ut till den del som de beställda tjänsterna hänger samman med någon allmän funktion, till exempel utläggning av den ekonomiska förvaltningen
  • kostnader för datateknik och datasystem i anknytning till allmän administration, om de inte täcks med ett separat understöd.

Dessa kostnader kan uppgå till högst 15 % av det understödda projektets kostnader och i bokföringen ska de vara:

  • tydligt och motiverat hänförda till projektets ändamål
  • motsvara projektets budget
  • separat dokumenterade
  • ha samma grund under hela användningsperioden.

De allmänna kostnaderna ska ha sin grund i faktiska och verifierbara kostnader. Allmänna kostnader som har hänförts till projektet ska kunna ses i projektets kostnadsställerapport i bokföringen.

Som godtagbara kostnader för specialunderstödet betraktas skäliga och nödvändiga kostnader som är orsakade av projektet eller verksamheten, som har redovisats till kostnadsstället och som är fastställda i ansökningsanvisningen och i understödsbeslutet.

Följande kostnader får inte täckas med regionförvaltningsverkets understöd:

  • avskrivningar
  • kostnader för kapitalanskaffning

Enligt vedertagen praxis avses med kapitalanskaffning sådana åtgärder genom vilka man försöker skaffa nödvändigt kapital för att finansiera sammanslutningens egentliga verksamhet. Typiska kapitalanskaffningsposter är intäkter från medlemsavgifter och olika insamlingar, lotterier, försäljning av kalendrar mm., donationer samt inkomster och kostnader från affärsverksamheten. Sökanden ska som kostnader för kapitalanskaffningen anmäla kostnaderna föranledda av den och se till att alla kostnader som hänför sig till inkomsterna från kapitalanskaffningen är presenterade som en del av kapitalanskaffningen. T.ex. om man mot medlemsavgiften får någon förmån (medlemstidning, seminarium e.d.) orsakar detta sannolikt kostnader som täcks med den aktuella kapitalanskaffningen. Med statsunderstödet får man inte heller betala lön till anställda som huvudsakligen ägnar sig åt kapitalanskaffning eller affärsverksamhet.

  • utgifter för affärs- och placeringsverksamhet
  • avsättningar

Personalkostnader (löner och bikostnader) inklusive semesterdagar och semesterlöneskuld som tas upp som kostnader i bokslutet godtas som kostnad för det räkenskapsår under vilket de kostnadsförs enligt bokföringslagen, även om de skulle betalas först under följande räkenskapsperiod. Detta för att det enligt lagen har uppstått en skyldighet att betala dem. Däremot är de nödvändiga avsättningarna enligt bokföringslagen inte godtagbara kostnader, eftersom det inte går att fastställa deras exakta belopp eller vid vilken tidpunkt de realiseras. Inte heller andra avsättningar med vilka man förbereder sig för kommande utgifter är godtagbara kostnader.

  • kalkylmässiga poster som inte baserar sig på redan realiserade kostnader

Detta innebär att man i redovisningen ska rapportera bara sådana kostnader som i sig och till sitt fulla belopp har föranletts av den verksamhet eller det projekt som får understöd och de har hänförts till kostnadsstället för projektet eller verksamheten.

  • räntor och amorteringar på lån
  • betalning av icke-lagstadgade tilläggspensioner
  • avgångsvederlag eller löneutgifter som utan arbetsplikt  betalas för uppsägningstiden

Om den anställda däremot arbetar under uppsägningstiden, får lön betalas med kapital från understödet.

  • resultatbonus
  • rättegångskostnader
  • ersättningar som domstolen dömt understödsmottagaren att betala
  • avgifter av straffnatur, t.ex. böter eller dröjsmålsräntor
  • Återbetalning av understöd, återkravsplikt eller kreditförlust för understöd som fördelats vidare

Understödstagaren ska frivilligt återbetala understödet i enlighet med 20 § i statsunderstödslagen. Understödstagaren ska bokföra understödet som återbetalas som en rättelse av understödsinkomsten, inte som en kostnad. Räntan som betalas på återbetalningen bokförs som kostnad. Räntan är inte heller enligt understödsvillkoren en godtagbar kostnad. På motsvarande sätt ska återkrav av understödet bokföras som en rättelse av understödsinkomsten och den eventuella räntan som räntekostnad. Om återbetalningen eller återkravet av understödet tas upp i bokföringen efter det aktuella understödsåret (under en annan räkenskapsperiod) ska det bokföras som en rättelse av det egna kapitalet i balansräkningen.

Om understödstagaren i understödsbeslutet har beviljats rätt att delegera understödet enligt 7 § 2 mom. i statsunderstödslagen, räknas ett understöd som användaren av understödet inte har återbetalat, och som eventuellt kommer att utgöra en kreditförlust för understödstagaren, inte som en godtagbar kostnad för understödstagaren. T.ex. Understödstagare A delar vidare ett understöd på totalt 2 000 euro till understödsanvändare B. Understödsanvändare B redovisar inte för användningen av understödet till understödstagare A. Understödstagare A återbetalar 2 000 euro av understödet till regionförvaltningsverket och vidtar indrivningsåtgärder mot understödsanvändaren B. Om indrivningen inte lyckas är understödstagare A:s eventuella kreditförlust inte en godtagbar kostnad för understödet. Därmed är det stödtagare A som bär risken ifall stödanvändare B inte uppfyller sina skyldigheter enligt delegeringsavtalet.

Understödstagarens upplysningsskyldighet, ändring av villkoren eller användningsändamålet och förlängd användningsperiod

Mottagaren av statsunderstöd ska ge regionförvaltningsverket korrekta och tillräckliga uppgifter för att regionförvaltningsverket ska kunna övervaka att statsunderstödsbeslutet följs.

Statsunderstödstagaren ska omgående meddela regionförvaltningsverket om ändringar som påverkar hur och till vad understödet används och förutsättningarna för att följa understödets villkor och begränsningar. Ändringar som påverkar användningen av statsunderstödet är bl.a. sådana väsentliga ändringar som gäller arten, omfattningen eller finansieringen av det understödda projektet eller verksamheten.

Som väsentlig ändring kan betraktas:

  • ändring av de i ansökan presenterade kostnadsslagen vars sammanslagna belopp överstiger 10 % av de totala kostnaderna för projektet eller verksamheten,
  • överskridning av gränsvärdena ovan eller om understödet hänförs till ett nytt kostnadsslag som avviker från dem som låg till grund för understödet,
  • om den övriga finansieringen enligt understödsbeslutet inte realiseras enligt ansökan.

Understödstagaren kan via e-tjänsten ansöka om ändring av användningsändamålet eller användningsvillkoren eller förlängning av användningsperioden hos regionförvaltningsverket.

Ändringsbegäran ska göras i e-tjänsten minst 30 dagar innan användningsperioden upphör. Av grundad anledning kan man avvika från 30-dagarsvillkoret. I ansökan bör man på ett klart sätt motivera hur och varför man vill ändra användningsändamålet eller förlänga användningsperioden.

Regionförvaltningsverket bedömer från fall till fall om det godkänner ändringsförslaget.

Konkurrensutsättning enligt upphandlingslagen

Mottagaren av understöd ska utreda och i sin verksamhet beakta sin eventuella skyldighet enligt upphandlingslagen (lagen om offentlig upphandling och koncession 1397/2016). En upphandlande enhet definieras i upphandlingslagen. Sådana är utöver statliga, kommunala och församlingars myndigheter bl.a. sådana mottagare av statsunderstöd som uppfyller kännetecknen för offentligrättsliga organ enligt 5 § i upphandlingslagen. Ett offentligrättsligt organ är skyldigt att konkurrensutsätta sin upphandling och då följa förfarandena enligt upphandlingslagen.

Om specialunderstödstagaren av regionförvaltningsverket eller av något annat offentligrättsligt organ får understöd för upphandlingen som överstiger hälften av upphandlingens värde är den skyldig att följa upphandlingslagen.

Med upphandling avses att köpa eller hyra varor och tjänster eller därmed jämförbar verksamhet samt utförande av entreprenad mot ekonomisk ersättning. Upphandling är t.ex. inte

  • att utföra något som eget arbete,
  • att anställa någon,
  • att förvärva eller hyra mark, befintliga byggnader eller annan fast egendom,
  • forsknings- och utvecklingstjänster (förutom om nyttan av dem bara kommer den upphandlande enhetens verksamhet till godo och den upphandlande enheten ersätter tjänsterna i sin helhet).

Förfarandena enligt upphandlingslagen ska följas när upphandlingens värde överstiger tröskelvärdena enligt lagen. De aktuella tröskelvärdena finns här:  https://www.hankintailmoitukset.fi/sv/docs/kynnysarvot/

Konkurrensutsättning av mindre anskaffningar

Även om upphandlingslagen inte skulle tillämpas på anskaffningen förutsätter regionförvaltningsverket att understödstagaren ber om offerter av mer än en varu- eller serviceleverantör för varje anskaffning som kostar minst 20 000 euro (+ moms). Handlingar som gäller konkurrensutsättningen av en dylik mindre anskaffning ska förvaras som en del av förvaltnings-och bokföringsmaterialet, och de ska på begäran sändas till regionförvaltningsverket.

Detta betyder att om understödstagaren köper en produkt eller tjänst som kostar över 20 000 euro (+moms) så måste den be offerter av minst två leverantörer. I regel bör man be offerterna skriftligen, till exempel per e-post, men av särskilda skäl (t.ex. för att tidtabellen är snäv) kan man be om offerter också per telefon. De prisuppgifter man får ska alltid sparas och inkluderas i materialet gällande verksamheten eller projektet som har beviljats understöd (anteckningar ska göras också angående offerter som har erhållits per telefon). Valet behöver inte göras enbart enligt det billigaste priset, utan det kan också göras enligt totalekonomisk fördelaktighet (pris och kvalitet). Det är fråga om god hushållning och allmän praxis för att utreda den rådande kostnadsnivån.

I situationerna som är uppräknade i kapitel “Konkurrensutsättning enligt upphandlingslagen” behöver man inte be om offerter.

Organisationer som iakttar god förvaltningssed har ett internt styrningsdokument (arbetsordning, ekonomistadga eller motsvarande) med anvisningar om hur man gör upphandlingar. Om understödstagarens egna anvisningar för mindre upphandlingar har en gräns som är under 20 000 euro (+moms) är det skäl att följa den också vid sådana mindre upphandlingar som görs med understödet.

Ifall understödstagaren själv producerar en tjänst eller vara som den behöver, godtas som kostnad bara de verkliga produktionskostnaderna för tjänsten eller varan. De faktiska produktionskostnaderna ska kunna verifieras och på regionförvaltningsverkets begäran visas upp i bokföringen. Produktionskostnaderna ska ha sin grund i faktiska kostnader som uppkommit och deras nivå ska vara skälig.

Ordnande av arbetstidsredovisning

Understödstagaren ska sörja för ändamålsenlig arbetstidsredovisning för att man på ett tillförlitligt sätt ska kunna bekräfta lönekostnaderna för den understödda verksamheten eller projektet.

Försäkring

Understödstagaren ska på ett tillräckligt och ändamålsenligt sätt försäkra egendomen som är köpt med statsunderstödet.

Understöd som beviljas för att producera eller utveckla en digital tjänst

I en digital tjänst som har producerats eller utvecklats med ett specialunderstöd ska man iaktta nivå AA i tillgänglighetskriterierna för webbinnehåll (Web Content Accessibility Guidelines, WCAG 2.1). 

Mera information om WCAG 2.1-kriterierna hittar du på svenska här: https://www.tillgänglighetskrav.fi/lagar-och-standarder/wcag-2-1/

Syftet är att säkerställa att webbtjänsterna och webbinnehållet oberoende av funktionsförmåga eller funktionsnedsättning är tillgängliga för alla.

I Finland ansvarar Regionförvaltningsverket i Södra Finland för tillsynen av webbtillgänglighet. Webbtillgänglighetsenhetens uppgifter omfattar bl.a. att övervaka att kriterierna för webbtillgänglighet uppfylls och att ge råd.

Ytterligare information:

Bokföring, revision och granskning av verksamheten

Understödstagaren ska ordna bokföringen så som det är föreskrivet i bokföringslagen (1336/1997) och bokföringsförordningen (1339/1997). Understödet får användas bara under den användningsperiod som anges i understödsbeslutet. Inkomsterna och kostnaderna som motsvarar användningsändamålet för understödet ska tas upp i bokföringen under användningsperioden för understödet.

Specialunderstödstagarens bokföring ska ordnas så att man under ett separat kostnadsställe på ett tillförlitligt sätt kan följa upp hur understödet används. Inkomster och kostnader orsakade av projektet ska tas upp i kostnadsstället för specialunderstödet. Om specialunderstödet är beviljat för bara en särskild anskaffning, exempelvis för att köpa en utrustning, som ger bara ett kvitto så kan kostnaden verifieras med kvittot.

Regionförvaltningsverkets granskningsrätt

Vid utbetalning av statsunderstöd och tillsynen av användningen har regionförvaltningsverket rätt att göra behövliga granskningar av understödstagarens ekonomi och verksamhet.

Om statsunderstödet är beviljat så att det används för någon annans projekt eller verksamhet än mottagarens har regionförvaltningsverket rätt att vid behov granska ekonomin och verksamheten också hos den som använder understödet.

Statsunderstödstagaren ska utan ersättning ge den tjänsteman och revisor som gör granskningen alla uppgifter och utredningar, handlingar, upptagningar och annat material som behövs för granskningen samt även i övrigt bistå vid granskningen.