Regionförvaltningsverket kontrollerar kostnaderna i två faser:
a) Först beräknas understödets andel av de faktiska totalkostnaderna som tas upp i projektets kostnadsställe
Den procentuella andelen som anges i beslutet får inte överstigas och eventuell överskjutande andel ska återbetalas.
Exempel 1:
En mottagare av specialunderstöd har fått 20 000 euro i projektfinansiering. De totala kostnaderna för projektet uppgick till 50 000 euro under projektperioden. Enligt understödsbeslutet får understödet täcka högst 50 % av de totala kostnaderna för den understödda verksamheten. Beräkningen över den högsta tillåtna andelen görs enligt följande: Projektets totala kostnader 50 000 euro x den högsta tillåtna andelen 50 % = 25 000 euro. Det här jämförs med det beviljade understödet och i exemplet ovan överstiger den faktiska understödsandelen inte den högsta tillåtna andelen av totalkostnaderna för projektet.
Exempel 2:
En mottagare av specialunderstöd har fått 28 000 euro i projektfinansiering. De totala kostnaderna för projektet uppgick till 50 000 euro under projektperioden. Enligt understödsbeslutet får understödet täcka högst 50 % av de totala kostnaderna för den understödda verksamheten. Beräkningen över den högsta tillåtna andelen görs enligt följande: Projektets totala kostnader 50 000 euro x den högsta tillåtna andelen 50 % = 25 000 euro. Det här jämförs med det beviljade understödet och i det här exemplet överstigs den högsta tillåtna andelen med 3 000 euro. Den summan ska måste betalas tillbaka.
b) Därefter beräknas summa godtagbara kostnader från kostnadsstället enligt villkoren i specialunderstödet. Övrig finansiering eller intäkter dras av från de godtagbara kostnader som har fastställts. Med specialunderstöd kan understödas bara underskott som uppkommer av projektet. Om understödet är större än det faktiska underskottet ska den överskjutande delen återbetalas.
Vid beräkningen av godtagbara kostnader kan följande situationer uppstå:
Exempel 1:
De faktiska totalkostnaderna är 100 000 euro och de är alla godtagbara
a) Understödet får täcka högst 70 % av totalkostnaderna, dvs. 70 000 euro. Det beviljade understödet är 70 000 euro. → Ingenting ska återbetalas.
b) De övriga intäkterna är 30 000 euro. → Beloppet som ska täckas med understödet är 70 000 euro. → Ingenting ska återbetalas.
Exempel 2:
De faktiska totalkostnaderna är 70 000 euro och de är alla godtagbara.
a) Understödet får täcka högst 70 % av totalkostnaderna, dvs. 49 000 euro. Det beviljade understödet är 50 000 euro. → Återbetalas 50 000 euro – 49 000 euro = 1 000 euro.
b) De övriga intäkterna är 40 000 euro. → Beloppet som ska täckas med understödet är 70 000 euro – 40 000 euro = 30 000 euro. → Återbetalas 50 000 euro – 30 000 euro = 20 000 euro.
→ Av dessa återbetalas den större summan 20 000 euro till regionförvaltningsverket.
Exempel 3:
De faktiska totalkostnaderna är 150 000 euro och de är alla godtagbara.
a) Understödet får täcka högst 70 % av totalkostnaderna, dvs. 105 000 euro. Det beviljade understödet är 50 000 euro. → Inga övriga intäkter → Ingenting ska återbetalas.
b) De övriga intäkterna är 110 000 euro. → Beloppet som ska täckas med understödet är 150 000 euro – 110 000 euro = 40 000 euro. → Återbetalas 50 000 euro – 40 000 euro = 10 000 euro.
Exempel 4:
De faktiska totalkostnaderna är 150 000 euro och 50 000 € av dem är inte godtagbara.
a) Understödet får täcka högst 70 % av totalkostnaderna, dvs. 105 000 euro. Det beviljade understödet är 50 000 euro. → Ingenting ska återbetalas.
b) De övriga intäkterna är 60 000 euro. → Beloppet som ska täckas med understödet är 150 000 euro –
50 000 euro (icke-godtagbara kostnader) – 60 000 euro (övriga intäkter) = 40
000 euro.
→ Återbetalas 50 000 euro – 40 000 euro = 10 000 euro.
Understöd som inte har använts ska betalas tillbaka enligt villkoren och begränsningarna som anges i beslutet (se 9.1 Återbetalning och återkrav av statsunderstödet). Om villkoren i beslutet avviker från villkoren och begränsningarna i bilagan till beslutet är det alltid villkoren i beslutet som ska följas. Regionförvaltningsverket kan av motiverat skäl bevilja förlängd användningstid för understödet om understödstagaren ansöker om det i e-tjänsten (se 6.4 Understödstagarens upplysningsskyldighet, ändring av villkoren eller användningsändamålet och förlängd användningsperiod).