6.5.1 Upphandlingslagen och små anskaffningar
Mottagaren av understöd ska utreda och i sin verksamhet beakta sin eventuella skyldighet att följa upphandlingslagen (lagen om offentlig upphandling och koncession 1397/2016). En upphandlande enhet definieras i upphandlingslagen. Sådana är utöver statliga, kommunala och församlingars myndigheter bland andra sådana mottagare av statsunderstöd som uppfyller kännetecknen för offentligrättsliga organ enligt 5 § i upphandlingslagen. Ett offentligrättsligt organ är skyldigt att konkurrensutsätta sin upphandling och då följa förfarandena enligt upphandlingslagen.
Om specialunderstödstagaren av regionförvaltningsverket eller av något annat offentligrättsligt organ får understöd för upphandlingen som överstiger hälften av upphandlingens värde är den skyldig att följa upphandlingslagen.
Med upphandling avses att köpa eller hyra varor och tjänster eller därmed jämförbar verksamhet samt utförande av entreprenad mot ekonomisk ersättning. Upphandling är till exempel inte:
- att utföra något som eget arbete,
- att anställa någon,
- att förvärva eller hyra mark, befintliga byggnader eller annan fast egendom,
- forsknings- och utvecklingstjänster (förutom om nyttan av dem bara kommer den upphandlande enhetens verksamhet till godo och den upphandlande enheten ersätter tjänsterna i sin helhet).
Om understödstagaren omfattas av tillämpningsområdet för upphandlingslagstiftningen ska förfarandena enligt upphandlingslagen följas om anskaffningens värde överstiger tröskelvärdena enligt lagen. De aktuella tröskelvärdena finns här: https://www.hankintailmoitukset.fi/sv/info/troskelvarden-och-annonsering-av-upphandlingar
Dessutom förutsätter regionförvaltningsverket vid beviljandet av statsunderstöd att understödstagaren måste be offerter av minst två leverantörer om den köper en produkt eller tjänst som kostar över 20 000 euro (+moms). I regel bör man be offerterna skriftligen, till exempel per e-post, men av särskilda skäl (t.ex. för att tidtabellen är snäv) kan man be om offerter också per telefon. De prisuppgifter man får ska alltid sparas och inkluderas i materialet gällande verksamheten eller projektet som har beviljats understöd (anteckningar ska göras också angående offerter som har erhållits per telefon). Valet behöver inte göras enbart enligt det billigaste priset, utan det kan också göras enligt totalekonomisk fördelaktighet (pris och kvalitet). Handlingar som gäller små anskaffningar ska förvaras som en del av förvaltnings- och bokföringsmaterialet och ska på begäran ges till regionförvaltningsverket.
Organisationer kan ha interna styrningsdokument (arbetsordning, ekonomistadga eller motsvarande) med anvisningar om hur man gör anskaffningar och där gränsen för små anskaffningar avviker från ovan. Om gränsen för små anskaffningar i understödstagarens egen upphandlingsanvisning är högre än 20 000 euro (+moms) så ska understödstagaren följa regionförvaltningsverkets gräns för små anskaffningar.
Om understödstagaren själv producerar en tjänst eller produkt som den behöver godtas som kostnad bara faktiska kostnader av att producera tjänsten eller produkten. Produktionskostnaderna ska kunna påvisas och företes i bokföringen om regionförvaltningsverket ber om det. Produktionskostnadernas nivå ska vara skälig.
Skyldigheten att begära offerter i fråga om mindre
anskaffningen ska iakttas också när avsikten är att upprepa anskaffningen (s.k.
option). Om det i anskaffningsavtalet i samband med den ursprungliga anskaffningen
ingår en anteckning om eventuell förnyelse och anskaffningens uppskattade
totala värde har beaktats i beräkningen av det ursprungliga avtalets totala
värde är det möjligt att göra en förnyelse utan att begära offerter.
6.5.2 Skyldighet att iaktta EU:s sanktionsförordningar (restriktiva åtgärder mot Ryssland och Belarus)
Till följd av åtgärder som undergräver eller hotar Ukrainas territoriella integritet, suveränitet och oberoende har Europeiska unionen och/eller Förenta nationerna infört och kan i framtiden införa sanktioner genom lagstiftning och/eller genom sina institutioners beslut. Understödstagaren ska iaktta de restriktiva åtgärder i fråga om ekonomi och finansiering som EU eller FN har infört mot Ryssland och Belarus och som gäller i EU.
Regionförvaltningsverket har som mål att säkerställa att understöd som det har beviljat inte används för anskaffningar från aktörer eller till att direkt eller indirekt stödja personer eller sammanslutningar som FN eller EU har utsett som föremål för sanktioner som införts mot Ryssland och Belarus.
Understödstagaren ska säkerställa att understöd som beviljas av regionförvaltningsverket inte används till att göra anskaffningar från sådana aktörer eller används för att direkt eller indirekt stödja personer eller sammanslutningar som anges i FN:s säkerhetsråds konsoliderade sanktionsförteckning eller i EU:s sanktionsförordningar (sådana de lyder efter de senaste ändringarna).
Sanktionsförteckningarna på utrikesministeriets webbplats:
EU:s förordningar är till alla delar förpliktande och direkt tillämplig rätt i alla EU:s medlemsstater utan separata beslut. De beslut som Europeiska unionens råd har fattat om sanktioner är dessutom bindande för de upphandlande enheter som avses i upphandlingslagen och direkt tillämpliga. Varje understödstagare ansvarar för att utreda vilka konsekvenser EU:s sanktioner har för de egna anskaffningarna. Vid bedömningen av sanktionernas konsekvenser måste vid behov ägarförhållandena och det bestämmande inflytandet i företaget identifieras.
Understödstagaren ska omedelbart underrätta regionförvaltningsverket om understödet har använts i strid med sanktionerna.