6.1 Om godtagbara kostnader och totalkostnader
Statsunderstödet får användas bara för ändamålet enligt understödsbeslutet under den användningsperiod som anges i beslutet. I statsunderstödsbeslutet anges hurdana kostnader som understödet kan användas för, det vill säga vilka kostnader som är godtagbara kostnader för projektet eller verksamheten som understöds. I beslutet anges också hur stor andel av totalkostnaderna för projektet eller verksamheten som understödet kan täcka. Beroende av understödsformen kan det vara möjligt att inkludera också andra kostnader än godtagbara kostnader som projektet eller verksamheten medför i totalkostnaderna för projektet eller verksamheten.
Godtagbara kostnader kan bestå av direkta kostnader för projektet eller verksamheten och allmänna kostnader.
6.1.1 Direkta kostnader
De faktiska totalkostnaderna ska orsakas av verksamheten eller projektet som fastställs i statsunderstödsansökan och beslutet. Inkomster och kostnader som hänför sig till användningsändamålet för understödet ska tas upp i bokföringen på ett kostnadsställe som är grundat för understödet för perioden som det används. Om understödet används för inköp av lösa anläggningstillgångar och anskaffningsutgifterna tas upp i balansräkningen kan anskaffningsutgifterna däremot i sin helhet beaktas som godtagbara kostnader under anskaffningsåret.
Med specialunderstödet täcker man underskottet som uppstår av det understödda projektet eller verksamheten då man från de godtagbara kostnaderna drar av övriga understöd och inkomsterna av projektet eller verksamheten. Som godtagbara kostnader för specialunderstöd betraktas enligt understödsvillkoren följande kostnader, om annat inte fastställs i ansökningsanvisningen eller understödsbeslutet:
- Lönekostnader inklusive bikostnader för medarbetare som är anställda för ett projekt som har beviljats specialunderstöd samt dessa medarbetares kostnader för resor, utbildning, telefoner mm. Om understödstagaren på ett tillförlitligt sätt, till exempel med stöd av arbetstidsredovisning, påvisar att den gjorda arbetsinsatsen direkt hänför sig till projektet och redovisar den till kostnadsstället för projektet betraktas också kostnader för andra anställda som direkta kostnader.
- Anskaffningar som är gjorda för projektet, inkl. materialanskaffningar och köpta tjänster. Lös egendom som har förvärvats inom projektet ska också i framtiden användas inom understödstagarens allmännyttiga verksamhet.
- Kostnader för lokaler som används inom projektet som fått specialunderstöd. Sådana kostnader för lokaler som uppkommer oberoende av det understödda projektet godtas inte.
- Övriga kostnader som uttryckligen orsakas av projektet.
Understödstagaren ska sörja för adekvat arbetstidsredovisning om det är nödvändigt för att det på ett tillförlitligt sätt ska gå att bekräfta lönekostnaderna för verksamheten som får specialunderstöd. Följande mallblankett kan användas för arbetstidsredovisningen: https://avi.fi/documents/25266232/47340148/Hankkeen_tyoajanseuranta_fi.xlsx/. Understödstagaren ska vid behov kunna presentera fördelningsprinciperna för lönerna för regionförvaltningsverket. Kalkylmässiga kostnader så som talkoarbete eller frivilligarbete godtas inte.
Som skäliga resekostnader godtas kostnader som uppkommit i överensstämmelse med statens resereglemente. Statens resereglemente: https://vm.fi/sv/tjanste-och-arbetsvillkor Understödstagaren kan tillämpa sitt eget resereglemente bara det inte godkänner kostnader som överstiger kostnaderna enligt statens resereglemente. Frivilliga utsläppskompensationer är inte godtagbara kostnader.
En resa som täcks med understödet ska göras inom en så kort tid och med så små totala kostnader som möjligt. Samtidigt ska man beakta ändamålsenligheten i resan och uppgifterna och att resan görs på ett tryggt sätt. Därmed är inte det billigaste sättet att resa på grund av längden inte nödvändigtvis det fördelaktigaste vad gäller den totala kostnaden. Motiveringar till varför ett visst sätt att resa valdes ska då emellertid presenteras på begäran. Samma principer gäller såväl avlönade personer som personer i förtroendeuppdrag. Om den sökande redan i ansökningsskedet vet att det inom verksamheten eller projektet kommer att uppstå resekostnader som avviker från sedvanliga ska dessa tas upp i ansökan.
Om inget annat fastställs i ansökningsanvisningen så kan skäliga kostnader för bemärkelsedagsgåvor eller motsvarande för att uttrycka sedvanlig hövlighet godtas, men däremot inte kostnader för penninggåvor eller presentkort med penningvärde. Med presentkort med penningvärde avses sådana presentkort med vilka mottagaren efter eget val kan köpa en tjänst eller vara med penningvärde. Emellertid kan med understödet täckas exempelvis biobiljetter, lotterivinster och marknadsföringsmaterial i sådana fall där de på ett väsentligt sätt anknyter till genomförandet av projektet eller verksamheten som understöds.
Mervärdesskatt godtas som kostnad som kan understödas bara om den förblir en slutlig kostnad för understödstagaren. Om understödstagaren drar av den betalda mervärdesskatten i beskattningen godtas nettokostnaden för föremålet för understödet, alltså det som de facto betalades. Vid understöd som beviljas till kommuner godtas enbart kostnader utan mervärdesskatt.
6.1.2 Allmänna kostnader
Enligt villkoren för specialunderstöd kan understödstagaren fördela också verksamhetens allmänna kostnader på specialunderstödet, om inte något annat anges i ansökningsanvisningen eller statsunderstödsbeslutet.
Sådana kostnader är understödstagarens omkostnader för allmän förvaltning som inte direkt hänför sig till någon viss funktion eller projekt.
Allmänna kostnader är:
- kostnader för personal inom allmän administration (t.ex. verksamhetsledare, bokförare, ekonomichef, administrativ chef, kontorsarbetare). Personer vars anställning inte påverkas av enskilda förändringar i antalet projekt kan anses tillhöra personalen inom allmän administration.
- Möteskostnader för understödstagarens högre organ.
- Allmänna administrativa kostnader för post, telefon, datatrafik, kopiering och andra dylika kontorskostnader.
- Kostnader för revision och verksamhetsgranskning.
- Kostnader för funktioner som lagts ut till den del som de beställda tjänsterna hänger samman med någon allmän funktion, till exempel utläggning av ekonomiförvaltningen.
- Kostnader för datateknik och datasystem i anknytning till allmän administration, om de inte täcks med ett separat understöd.
Kostnader för lokaler är inte allmänna kostnader.
Som allmänna kostnader godtas högst 15 % av projektets totalkostnader. Den överstigande andelen kan inte räknas med i totalkostnaderna för projektet. Om en person som ingår i den allmänna administrationen gör annat jobb för projektet än allmän administration kan lönekostnaderna till den delen anses vara direkta kostnader för projektet. I sådana fall förutsätts emellertid att arbetet som hänför sig direkt till projektet kan påvisas med projektspecifika arbetstidsrapporter.
De allmänna kostnaderna ska ha sin grund i faktiska och verifierbara kostnader. Allmänna kostnader som har hänförts till projektet ska kunna ses i projektets kostnadsställerapport i bokföringen.
De ska i bokföringen vara
- tydligt och motiverat hänförda till projektets ändamål,
- motsvara projektets budget,
- separat dokumenterade,
- ha samma grund under hela användningsperioden.
Vid redovisningen av understödet ska rapporteras vilka poster de allmänna kostnaderna består av och med vilken redovisningsprincip som allmänna kostnader har tagits upp i projektbokföringen.
Summan av de allmänna kostnaderna som fördelas på olika verksamheter/projekt får inte överstiga de faktiska posterna som tas upp som allmänna kostnader i bokslutet.
Mottagare av specialunderstöd som får allmänt stöd för sin verksamhet ska dra av allmänna kostnader som hänförs till projekten vid beräkningen av godtagbara kostnader för det allmänna stödet.