4.1 Ansökan och bilagorna
Det är viktigt att lämna in ansökan så komplett som möjligt inom ansökningstiden. I utlysningen anges vilka handlingar som ska bifogas ansökan.
Om ansökan som lämnades till regionförvaltningsverket är bristfällig så uppmanar regionförvaltningsverket sökanden att komplettera ansökan inom en utsatt tid. Samtidigt anges på viket sätt ansökan ska kompletteras. Sökanden måste lämna den begärda kompletteringen inom den utsatta tiden för att den ska kunna beaktas i behandlingen.
Under den tid som ansökningarna behandlas och besluten bereds kan sökanden också på eget initiativ meddela att den vill komplettera sin ansökan. I så fall öppnar regionförvaltningsverket ansökan i e-tjänsten så att sökanden kan komplettera den.
Regionförvaltningsverket måste ha tillgång till alla uppgifter och bilagor som förutsätts i utlysningen för att kunna behandla ansökan.
4.2 Kostnader och annan finansiering som ska anges i ansökan
I understödsansökan ska kostnaderna och finansieringen av projektet eller verksamheten anges.
I utlysningen anges hurdana kostnader som understödet i regel kan användas för, det vill säga vilka kostnader som är godtagbara kostnader för projektet eller verksamheten som understöds. I utlysningen anges också hur stor andel av de totala kostnaderna för projektet eller verksamheten som understödet i regel kan täcka. Beroende av understödsformen kan det vara möjligt att inkludera också andra kostnader än godtagbara kostnader som projektet eller verksamheten medför i totalkostnaderna för projektet eller verksamheten.
Eftersom understödet vanligen inte helt kan täcka projektet eller verksamheten ska sökanden vara beredd att täcka den resterande andelen med antingen självfinansiering eller annan finansiering. Egentlig självfinansiering innebär att sökanden själv har reserverat ett visst anslag för ändamålet. Annan finansiering betyder sådana inkomster som projektet ger eller stöd och understöd som riktas direkt till projektet. Med självfinansiering kan täckas också ej godtagbara kostnader, men med annan finansiering kan täckas bara godtagbara kostnader (se kap. 6.3). Självfinansieringen ska vara sådan att den kan påvisas i bokföringen. Den kan alltså inte vara kalkylmässig, så som talkoarbete eller s.k. in kind-finansiering (t.ex. en rabatt som presenteras som kalkylmässig inkomst) om den inte är förknippad med någon inkomst eller utgift som tas upp i bokföringen.
Se också 6.1 Om godtagbara kostnader och totalkostnader och 6.2 Kostnader som inte kan inkluderas bland totalkostnader
4.3 Samarbete med andra aktörer
Om sökanden planerar att samarbeta med andra aktörer ska man i ansökningsfasen klart beskriva vilket slags samarbete det handlar om.
Om understöd söks för flera aktörers gemensamma projekt ska en av dem anges som den part som administrerar ansökan. Den administrerande sammanslutningen ansöker om understödet och svarar för understödsanvändningen, eventuell återbetalning och för att lämna redovisningen till regionförvaltningsverket. Till ansökan ska vid behov fogas ett avtal mellan de deltagande sammanslutningarna om principerna för arbets- och ansvarsfördelningen samt användningen av understödet och ansvar i samband med den.
Samarbetsformen kan exempelvis vara köptjänster där sökanden köper tjänster eller produkter som anknyter till innehållet av samarbetspartners eller säljer dem någon tjänst. I sådana fall syns alla åtgärder som kostnader eller intäkter i sökandens bokföring och de ska anges redan i ansökan. Samarbetet kan också vara vederlagsfritt (till exempel gratis användning av lokaler eller produkter eller frivilligarbete. Sådan verksamhet syns inte i bokföringen och kalkylmässiga kostnader eller intäkter ska inte heller anges i ansökan.
En samarbetsform kan också vara att dela understödet eller en del av det vidare. Statsunderstödet får emellertid inte delas vidare till en annan aktör om det inte står skrivet i statsunderstödsbeslutet. Understödet får delas som understöd till en projektpart bara om sökanden har sökt tillstånd hos regionförvaltningsverket för vidaredelning av understödet och tillståndet har beviljats och skrivits in i understödsbeslutet. Statsunderstödstagaren ska i så fall ingå ett avtal om användningen av statsunderstödet, övervakningen av användningen och villkoren för dessa med den som genomför verksamheten eller projektet. Avtalet ska lämnas som bilaga till ansökan. Avtalet kan göras upp till exempel med hjälp av undervisnings- och kulturministeriets avtalsmall för vidaredelning. Av mallen framgår vilka minimikrav som gäller för avtalsinnehållet. Mallen finns på ministeriets webbplats: https://okm.fi/sv/delegering-av-understod-och-avtalsmodeller.
Om statsunderstödet är beviljat så att det kan användas för någon annans projekt eller verksamhet än understödstagarens så har regionförvaltningsverket rätt att granska ekonomin och verksamheten också hos den understödsanvändaren.