Följande kostnader får inte täckas med regionförvaltningsverkets understöd och de kan inte heller inkluderas i totalkostnaderna för projektet eller verksamheten (1–14):
1. avskrivningar
2. kostnader för kapitalanskaffning
Enligt vedertagen praxis avses med kapitalanskaffning sådana åtgärder genom vilka man försöker skaffa nödvändigt kapital för att finansiera sammanslutningens egentliga verksamhet. Typiska kapitalanskaffningsposter är intäkter från medlemsavgifter och olika insamlingar, lotterier, försäljning av kalendrar mm., donationer samt inkomster och kostnader från affärsverksamheten. Sökanden ska som kostnader för kapitalanskaffningen anmäla kostnaderna föranledda av den och se till att alla kostnader som hänför sig till inkomsterna från kapitalanskaffningen är presenterade som en del av kapitalanskaffningen. Till exempel om man mot medlemsavgiften får någon förmån (medlemstidning, seminarium e.d.), orsakar detta sannolikt kostnader som täcks med den aktuella kapitalanskaffningen. Lön till anställda som huvudsakligen ägnar sig åt kapitalanskaffning eller affärsverksamhet kan inte inkluderas i totalkostnaderna.
3. utgifter för affärs- och placeringsverksamhet
4. avsättningar
Personalkostnader (löner och bikostnader) inklusive semesterdagar och semesterlöneskuld som tas upp som kostnader i bokslutet godtas som kostnad för det räkenskapsår under vilket de kostnadsförs enligt bokföringslagen, även om de skulle betalas först under följande räkenskapsperiod. Detta för att det enligt lagen har uppstått en skyldighet att betala dem. Däremot är nödvändiga avsättningar enligt bokföringslagen inte kostnader som kan beaktas eftersom det inte går att fastställa deras exakta belopp eller vid vilken tidpunkt de realiseras. Inte heller andra avsättningar med vilka man förbereder sig för kommande utgifter kan inkluderas bland totalkostnaderna.
5. kalkylmässiga poster som inte grundar sig på redan realiserade kostnader
Som totalkostnader godtas direkta kostnader för att genomföra projektet och sådana kostnadsposter bland organisationens övriga kostnader som enligt upphovsprincipen direkt kan hänföras till utgifter för projektet. Enbart utgifter för faktiska och realiserade kostnader beaktas som totalkostnader för projektet.
6. kostnader för lokaler om de uppkommer oberoende av projektet
Enligt villkoren och begränsningarna för specialunderstöd kan kostnader för lokaler som inte orsakas av projektet inte täckas med specialunderstödet. Bara den andelen av kostnaderna för lokaler som orsakas av projektet ska hänföras till projektbokföringen. Kostnadsandelen kan vara kalkylmässig om det hittas en tillförlitlig bokföringsgrund som med samma grund används i alla funktioner och alla de här funktionernas sammanlagda kostnader för lokaler inte överstiger de faktiska lokalkostnaderna som tas upp i bokslutet.
7. räntor och amorteringar på lån
8. avgifter för icke-lagstadgade tilläggspensioner
9. avgångsvederlag eller löneutgifter som utan arbetsplikt betalas för uppsägningstiden
Om den anställda däremot arbetar under uppsägningstiden så kan lönekostnaderna betalas med understödet.
10. resultatbonus
11. rättegångskostnader
12. ersättningar som domstolen dömt understödstagaren att betala
13. avgifter av straffnatur, till exempel böter eller dröjsmålsräntor
14. återbetalning av understöd, återkravsplikt eller kreditförlust för understöd som fördelats vidare
Understödstagaren ska frivilligt betala tillbaka understöd enligt 20 § i statsunderstödslagen. Understödstagaren ska bokföra understödet som ska betalas tillbaka som en rättelse av understödsinkomsten, inte som en kostnad. Ränta som betalas på återbetalningen bokförs som kostnad. Ränta är inte en kostnad som ska beaktas enligt understödsvillkoren. På motsvarande sätt ska återkrav av understödet bokföras som en rättelse av understödsinkomsten och den eventuella räntan som räntekostnad. Om återbetalningen eller återkravet av understödet tas upp i bokföringen efter det aktuella understödsåret (under en annan räkenskapsperiod) ska det bokföras som en rättelse av det egna kapitalet i balansräkningen. Om understödstagaren i understödsbeslutet har beviljats rätt att delegera understödet enligt 7 § 2 mom. i statsunderstödslagen kan understödstagaren inte inkludera bland totalkostnader understöd som användaren av understödet inte har återbetalat och som eventuellt kommer att utgöra en kreditförlust för understödstagaren. Till exempel delar understödstagare A vidare ett understöd på totalt 2 000 euro till understödsanvändare B. Understödsanvändare B redovisar inte användningen av understödet till understödstagare A. Understödstagare A återbetalar 2 000 euro av understödet till regionförvaltningsverket och vidtar indrivningsåtgärder mot understödsanvändaren B. Om indrivningen inte lyckas är understödstagare A:s eventuella kreditförlust inte en sådan kostnad som beaktas. Det är alltså stödtagare A som bär risken för att stödanvändare B inte uppfyller sina skyldigheter enligt delegeringsavtalet.