4.1 Hakemus ja sen liitteet
On tärkeää, että hakemus jätetään hakuaikana mahdollisimman täydellisenä. Hakuilmoituksessa kerrotaan, mitkä asiakirjat on liitettävä hakemukseen.
Jos aluehallintovirastolle toimitettu hakemus on puutteellinen, aluehallintovirasto kehottaa hakijaa täydentämään hakemusta määräajassa. Samalla ilmoitetaan, miten hakemusta on täydennettävä. Hakijan on toimitettava pyydetty täydennys annettuun määräaikaan mennessä, jotta se voidaan huomioida käsittelyssä.
Hakija voi myös omasta aloitteestaan ilmoittaa haluavansa täydentää hakemustaan sinä aikana, kun hakemuksia käsitellään ja päätöstä valmistellaan. Tällöin aluehallintovirasto avaa hakemuksen hakijalle täydennettäväksi sähköisessä asiointipalvelussa.
Hakemuksen käsittelemiseksi on välttämätöntä, että aluehallintovirastolla on käytettävissään hakuilmoituksessa edellytetyt tiedot ja liiteasiakirjat.
4.2 Hakuvaiheessa ilmoitettavat kustannukset ja muu rahoitus
Avustushakemuksessa tulee esittää hankkeen tai toiminnan kustannukset ja rahoitus.
Hakuilmoituksessa kerrotaan, millaisiin kustannuksiin avustusta voidaan pääsääntöisesti käyttää eli mitkä ovat avustettavan hankkeen tai toiminnan hyväksyttäviä kustannuksia. Hakuilmoituksessa kerrotaan myös, kuinka suuren osuuden avustus voi pääsääntöisesti kattaa avustettavan hankkeen tai toiminnan kokonaiskustannuksista. Avustusmuodosta riippuen hankkeen tai toiminnan kokonaiskustannuksiin voi olla mahdollista sisällyttää myös muita hankkeesta tai toiminnasta aiheutuneita kustannuksia kuin hyväksyttäviä kustannuksia.
Koska avustuksella ei yleensä voi kattaa hanketta tai toimintaa kokonaan, hakijan tulee varautua kattamaan jäljelle jäävä osuus joko omalla tai muulla rahoituksella. Varsinainen omarahoitus tarkoittaa hakijan omaa, tähän tarkoitukseen varattua, määrärahaa. Muu rahoitus tarkoittaa hankkeesta saatavia tuloja tai siihen suoraan kohdennettuja tukia ja avustuksia. Omarahoituksella voi kattaa myös ei-hyväksyttäviä kokonaiskustannuksia, mutta muulla rahoituksella voi kattaa ainoastaan hyväksyttäviä kustannuksia (ks. luku 6.3). Omarahoituksen tulee olla sellaista, että se on todennettavissa kirjanpidosta. Se siis ei voi olla laskennallista, kuten talkootyötä tai nk. in kind -rahoitusta (esim. alennus, joka esitetään laskennallisena tuottona), kun siihen ei liity kirjanpitoon kirjattavaa tuloa tai menoa.
Ks. myös 6.1 Hyväksyttävistä kustannuksista ja kokonaiskustannuksista sekä 6.2 Kustannukset, joita ei voi sisällyttää kokonaiskustannuksiin.
4.3 Yhteistyö muiden toimijoiden kanssa
Jos hakija suunnittelee yhteistyön tekemistä muiden toimijoiden kanssa, hakemusvaiheessa tulee kuvata selkeästi, millaisesta yhteistyöstä on kysymys.
Jos avustusta haetaan useamman toimijan yhteiseen hankkeeseen, nimetään yksi näistä hakemusta hallinnoivaksi tahoksi. Hallinnoiva yhteisö hakee avustusta ja vastaa avustuksen käytöstä, mahdollisesta takaisinmaksusta ja selvityksen antamisesta aluehallintovirastolle. Hakemukseen tulee tarvittaessa liittää osallistuvien yhteisöjen tekemä sopimus työn- ja vastuunjaon periaatteista sekä avustuksen käytöstä ja siihen liittyvistä vastuista.
Yhteistoiminnan muotona voi olla esimerkiksi ostopalvelu, jolloin hakija ostaa sisältöön liittyviä palveluja tai tavaroita yhteistyökumppaneilta tai myy heille palvelua. Tällöin kaikki toimenpiteet näkyvät hakijan kirjanpidossa kustannuksina tai tuottoina ja ne tulee ilmoittaa jo hakemuksessa. Yhteistyö voi olla myös vastikkeetonta (esimerkiksi tilojen tai tavaroiden maksuton käyttö tai vapaaehtoistyö), jolloin toiminta ei näy kirjanpidossa eikä laskennallisia kuluja tai tuottoja myöskään ilmoiteta hakemuksessa.
Yhteistyön muotona voi olla myös avustuksen tai sen osan jakaminen edelleen. Valtionavustusta ei saa kuitenkaan jakaa eteenpäin toiselle toimijalle, ellei asiasta ole mainittu valtionavustuspäätöksessä. Avustusta saa jakaa avustuksena hankekumppanin käyttöön vain silloin, kun hakija on anonut aluehallintovirastolta luvan avustuksen edelleen jakamiseen ja tämä lupa on myönnetty ja kirjattu avustuspäätökseen. Valtionavustuksen saajan on tällöin tehtävä sopimus valtionavustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista toimintaa tai hanketta toteuttavan kanssa. Sopimus toimitetaan hakemuksen liitteenä. Sopimuksen laatimisessa voi käyttää esimerkiksi opetus- ja kulttuuriministeriössä laadittua siirretyn avustuksen mallipohjaa, josta käyvät ilmi sopimuksen sisältöä koskevat vähimmäisvaatimukset. Mallipohja on saatavissa ministeriön verkkosivuilta: http://okm.fi/avustustendelegointi.
Jos valtionavustus on myönnetty käytettäväksi muun kuin avustuksen saajan omaan hankkeeseen tai toimintaan, aluehallintovirastolla on oikeus tarkastaa myös tämän avustuksen käyttäjän taloutta tai toimintaa.