Seuraavia kustannuksia ei saa kattaa aluehallintoviraston avustuksella, eikä niitä voida sisällyttää myöskään hankkeen tai toiminnan kokonaiskustannuksissa (1–14):
1. poistot
2. varainhankinnan kustannukset
Vakiintuneen käytännön mukaan varainhankinnalla tarkoitetaan niitä toimenpiteitä, joiden avulla pyritään hankkimaan yhteisölle varsinaisen toiminnan rahoittamiseen tarvittavia varoja. Tyypillisiä varainhankinnan eriä ovat jäsenmaksuista ja erilaisista keräyksistä, arpajaisista, kalentereiden ym. myynnistä saatavat tuotot, lahjoitukset sekä liiketoiminnan tuotot ja kustannukset. Hakijan tulee ilmoittaa varainhankinnan kustannuksina varainhankinnasta aiheutuneet kustannukset ja huolehtia siitä, että kaikki varainhankinnan tuottoja vastaavat kustannukset on esitetty osana varainhankintaa. Esimerkiksi. jos jäsenmaksua vastaan saa jonkun edun (jäsenlehti, seminaari tmv.), aiheutuu siitä todennäköisesti kuluja, jotka katetaan kyseisellä varainhankinnalla. Myöskään varainhankintaa tai liiketoimintaa pääasiallisesti hoitavien työntekijöiden palkkoja ei voida sisällyttää kokonaiskustannuksiin.
3. liike- ja sijoitustoiminnan kustannukset
4. varaukset
Tilinpäätöksessä kuluksi ja lomapalkkavelaksi kirjattavat henkilöstökulut (palkat ja sivukulut) lomapäivineen hyväksytään sen tilivuoden kuluksi, jona ne kirjanpitolain mukaan kirjataan kuluksi, vaikka ne maksettaisiin vasta seuraavana tilikautena. Tämä siksi, koska niiden maksamiseen on syntynyt lakiin perustuva velvoite. Sen sijaan kirjanpitolaissa mainitut pakolliset varaukset eivät ole huomioonotettavia kuluja, koska niiden tarkkaa määrää tai toteutumisajankohtaa ei pystytä määrittelemään. Kokonaiskustannuksiin ei voida sisällyttää myöskään muita varauksia, joilla varaudutaan tuleviin menoihin.
5. laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kustannuksiin
Kokonaiskustannuksiin hyväksytään hankkeen toteuttamisesta aiheutuvat välittömät kustannukset sekä organisaation muista kustannuksista ne kustannuserät, jotka on voitu suoraan kohdistaa aiheuttamisperiaatteen mukaisesti hankkeen menoksi. Vain todellisiin ja toteutuneisiin kustannuksiin perustuvat menot otetaan huomioon hankkeen kokonaiskustannuksina.
6. tilakustannukset, jos ne aiheutuvat hankkeesta riippumatta
Erityisavustuksen ehtojen ja rajoitusten mukaan erityisavustuksella ei saa kattaa tilakustannuksia, jotka eivät aiheudu hankkeesta. Toimitilojen kustannuksista, jotka aiheutuvat hankkeesta, tulee kohdentaa hankekirjanpitoon ainoastaan hankkeesta aiheutuva osuus. Kustannuksen osuus voi olla laskennallinen, jos sille on löydettävissä luotettava laskentaperuste ja tätä laskentaperustetta käytetään samanperusteisena jokaisessa toiminnossa ja näiden kaikkien toimintojen yhteenlasketut toimitilakustannukset eivät ylitä todellisia tilinpäätöksellä esitettyjä toimitilakustannuksia.
7. lainojen lyhennykset ja korot
8. ei-lakisääteisten lisäeläkkeiden maksut
9. irtisanomiskorvaukset tai irtisanomisajalta ilman työvelvollisuutta maksettavat palkkakustannukset
Jos työntekijä sen sijaan tekee töitä irtisanomisaikanaan, palkkakustannukset voidaan kattaa avustuksella.
10. tulospalkkiot
11. oikeudenkäyntikustannukset
12. oikeuden langettamat korvaukset
13. rangaistusluonteiset maksut, kuten sakot tai viivästyskorot
14. avustuksen palautus, takaisinperintävelvoitteet tai luottotappio edelleen jaetusta avustuksesta
Avustuksen saajan tulee vapaaehtoisesti palauttaa avustusta
valtionavustuslain 20 §:n mukaisesti. Avustuksen saajan tulee kirjata
palautettava avustus, saadun avustustulon oikaisuna, ei kuluna.
Palautukselle maksettava korko kirjataan kuluksi. Korko ei ole avustusehtojen
mukaisesti huomioonotettava kulu. Vastaavasti avustuksen takaisinperintä tulee
kirjata avustustulon oikaisuna ja mahdollinen korko korkokuluna. Mikäli
avustuksen palautus tai takaisinperintä kirjataan kirjanpitoon ko.
avustusvuoden jälkeen (eri tilikaudella), tulee kirjaus tehdä oman pääoman
oikaisuna taseeseen.
Mikäli avustuksen saajalle on avustuspäätöksellä myönnetty
valtionavustuslain 7 §:n
2
momentin mukainen avustuksen delegointioikeus, avustuksen saaja ei voi
sisällyttää kokonaiskustannuksiin avustuksen käyttäjän palauttamatta jättämää
avustusta, josta saattaa muodostua avustuksen saajalle luottotappio. Esimerkiksi
avustuksen saaja A jakaa edelleen avustuksen käyttäjälle B yhteensä 2 000
euroa. Avustuksen käyttäjä B ei raportoi avustuksen saajalle A avustuksen
käytöstä. Avustuksen saaja A palauttaa aluehallintovirastolle avustusta tältä
osin 2 000 euroa ja ryhtyy perintätoimenpiteisiin avustuksen käyttäjää B:tä
kohtaan. Avustuksen saajalle A mahdollisesti muodostuva luottotappio, mikäli
perintätoimissa ei onnistuta, ei ole huomioonotettava kulu. Näin ollen avustuksen
saaja A kantaa riskin siitä, että avustuksen käyttäjä B ei toimi
delegointisopimuksen velvoitteiden mukaisesti.