Aluehallintovirasto tarkastaa kustannukset kaksivaiheisesti:
a) Ensiksi lasketaan, mikä on avustuksen osuus hankkeen kustannuspaikalla esitetyistä toteutuneista kokonaiskustannuksista. Päätöksessä esitettyä prosenttia ei saa ylittää, ja ylimenevä osuus tulee palauttaa.
Esimerkki 1:
Erityisavustuksen saaja on saanut hankkeeseen rahoituksen 20 000 euroa. Hankkeen kokonaiskustannukset hankeajalla olivat 50 000 euroa. Avustuspäätöksen mukaan avustuksen enimmäisosuus avustettavan toiminnan kokonaiskuluista on 50 %. Enimmäisosuutta koskeva laskelma tehdään seuraavasti: Hankkeen kokonaiskustannukset 50 000 euroa x enimmäisosuus 50 % = 25 000 euroa. Tätä verrataan saatuun avustukseen ja tässä esimerkissä avustuksen toteutunut osuus ei ylittänyt sallittua enimmäisosuutta kokonaiskustannuksista.
Esimerkki 2:
Erityisavustuksen saaja on saanut hankkeeseen rahoituksen 28 000 euroa. Hankkeen kokonaiskustannukset hankeajalla olivat 50 000 euroa. Avustuspäätöksen mukaan avustuksen enimmäisosuus avustettavan toiminnan kokonaiskuluista on 50 %. Enimmäisosuutta koskeva laskelma tehdään seuraavasti: Hankkeen kokonaiskustannukset 50 000 euroa x enimmäisosuus 50 % = 25 000 euroa. Tätä verrataan saatuun avustukseen ja tässä esimerkissä avustuksen osuus ylittää sallitun enimmäisosuuden 3 000 eurolla. Tämä osuus tulee palauttaa.
b) Sitten lasketaan erityisavustuksen ehtojen mukaiset, kustannuspaikalta muodostuvat hyväksyttävät kustannukset. Muu saatu rahoitus tai tuotot vähennetään hyväksyttäviksi määritellyistä kustannuksista. Erityisavustuksella rahoitetaan ainoastaan hankkeesta syntynyttä alijäämää. Jos avustus on suurempi kuin toteutunut alijäämä, ylimenevä osuus tulee palauttaa.
Hyväksyttävien kustannusten laskennassa voi muodostua seuraavia tilanteita:
Esimerkki 1:
Toteutuneet kokonaiskustannukset ovat 100 000 € ja ne ovat kaikki hyväksyttäviä.
a) Avustus saa kattaa korkeintaan 70 % kokonaiskustannuksista eli 70 000 €. Myönnetty avustus on 70 000 €. → Ei palautettavaa.
b) Muita tuottoja on saatu 30 000 €. → Avustuksella katettavaksi jää 70 000 €. → Ei palautettavaa.
Esimerkki 2:
Toteutuneet kokonaiskustannukset ovat 70 000 € ja ne ovat kaikki hyväksyttäviä.
a) Avustus saa kattaa korkeintaan 70 % kokonaiskustannuksista eli 49 000 €. Myönnetty avustus on 50 000 €. → Palautettavaa 50 000 € – 49 000 € = 1 000 €.
b) Muita tuottoja on saatu 40 000 €. → Avustuksella katettavaksi jää 70 000 € – 40 000 € = 30 000 €. → Palautettavaa 50 000 € – 30 000 € = 20 000 €.
→ Näistä aluehallintovirastolle palautetaan suurempi summa 20 000 €.
Esimerkki 3:
Toteutuneet kokonaiskustannukset ovat 150 000 € ja ne ovat kaikki hyväksyttäviä.
a) Avustus saa kattaa korkeintaan 70 % kokonaiskustannuksista eli 105 000 €. Myönnetty avustus on 50 000 €. → Muita tuottoja ei ole → Ei palautettavaa.
b) Muita tuottoja on saatu 110 000 €. → Avustuksella katettavaksi jää 150 000 € – 110 000 € = 40 000 €. → Palautettavaa 50 000 € – 40 000 € = 10 000 €.
Esimerkki 4:
Toteutuneet kokonaiskustannukset ovat 150 000 € ja niistä 50 000 € eivät ole hyväksyttäviä.
a) Avustus saa kattaa korkeintaan 70 % kokonaiskustannuksista eli 105 000 €. Myönnetty avustus on 50 000 €. → Ei palautettavaa.
b) Muita tuottoja on saatu 60 000 €. → Avustuksella katettavaksi jää 150 000 € – 50 000 € (ei-hyväksyttävät kulut) – 60 000 € (muut tuotot) = 40 000 €.
→ Palautettavaa 50 000 € – 40 000 € = 10 000 €.
Käyttämättä jäänyt avustus tulee palauttaa niiden ehtojen ja rajoitusten mukaisesti, jotka on ilmoitettu päätöksessä (ks. 9.1 Valtionavustuksen palautus ja takaisinperintä). Jos päätöksen ehdot poikkeavat päätöksen liitteenä olevista ehdoista ja rajoituksista, noudatetaan aina päätöksen ehtoja. Aluehallintovirasto voi perustellusta syystä myöntää avustuksen käytölle jatkoajan, jos avustuksen saaja hakee sitä sähköisen asiointipalvelun kautta (ks. 6.4. Avustuksen saajan tiedonantovelvollisuus, käyttötarkoituksen tai -ehtojen muuttaminen ja käyttöajan pidentäminen).