Apajan laitteet

Kuutiot käyttöön ja kirjastoa kehittämään

Tavoite 

Kalajoella on viime vuosina voitu kehittää kirjastoa voimakkaasti eteenpäin Aluehallintoviraston avustusten ansiosta. Kuutiot käyttöön -hanke oli melko suoraa jatkumoa aikaisemmalle palvelumuotoiluhankkeelle, jonka aikana luotiin uusi pääkirjasto ja sen palvelut sekä käytännöt. Palvelumuotoiluhankkeen aikana heräsi nimittäen ideoita jatkokehitettävistä palveluista, ja lopulta ideat kuutioituivat uuteen hankkeeseen. Kuutioiden kanssa aloitettiin hanketyöt elokuussa 2019 ja lopeteltiin 2020 lopussa. 

Tavoitteina Kuutiot käyttöön -hankkeessa oli lisätä kirjaston palveluvalikoimaa ja parantaa tilojen hyötykäyttöä luomalla digi- ja mediakuutio @paja. Kirjastosta haluttiin entistä enemmän tehdä yhteiskunnallisesti vaikuttava paikka, jossa voi tehdä laajasti etätöitä ja tutustua matalalla kynnyksellä uusiin laitteisiin sekä sähköisten palvelujen käyttöön. Uusilla palveluilla haluttiin houkutella uusia käyttäjiä ja ryhmiä kirjaston pariin sekä parantaa kuntalaisten mahdollisuuksia kesyttää digitalisaation paineita. 

Yksi lähestymiskulma digitalisaation pelkoon on juuri luoda matalan kynnyksen paikkoja, jossa asioita voi kokeilla omaan tahtiin ja oman kiinnostuksen mukaan. Jos kuntalaisella on mahdollisuus käydä kirjastossa esimerkiksi tallentamassa vanhoja valo- tai diakuvia talteen, sen ohella tarttuu helposti muitakin tietokoneen ja ohjelmien käyttötaitoja sekä ylipäätään rohkeutta kokeiluun. 

Alku 

Hankkeeseen palkattiin työntekijä elokuusta 2019 aina heinäkuulle 2020, 60 % työajalla. Kirjasto hankki vuonna 2019 omana hankkeen ulkopuolisena investointina kaksi Smartblock-kuutiota. Toisesta tehtiin varattava rauhallinen työskentely/kokoustila. Toisesta taas luotiin hankkeessa digi- ja mediakuutio @paja tai Apaja. Hanketyöntekijä sisusti ja suunnitteli @pajan laitteilla, kouluttautui niiden käyttöön ja suunnitteli niiden ympärille työpajoja/opastuksia, laati henkilökunnalle toimintatavat ja työnkulut sekä koulutti henkilökuntaa palveluiden ja laitteiden käyttöön. Ajatuksena oli alusta asti, että uudet palvelut tulevat pysyvästi käyttöön ja että hankkeen päätyttyä henkilökunta jatkaa viemistä eteenpäin. 

Keskivaihe 

Hanke oli kulkenut mainiosti raiteillaan ja @pajan palvelut ja sisältö alkoivat olla helmi/maaliskuussa 2020 siinä kunnossa, että ne voitaisiin pian avata asiakkaille. Koronan ja tilojen täyssulun vuoksi suunnitelmiin piti tehdä muutoksia, sillä työpajat ja opastukset oli tarkoitus järjestää maalis/huhtikuusta eteenpäin. Onneksi tilat saatiin taas avata kesäksi rajoituksin, mutta syksyn tilanne näytti epävarmalta. Hanketyöntekijän työsopimuskin oli vain heinäkuun loppuun saakka. Hanketyöntekijä oli kuitenkin ollut erinomaisen tehokas ja taloudellinen etenemisessään, ja avustusta oli jäänyt vielä käyttämättä. Hankkeesta tehtiin muutoshakemus ja käyttämättä jäänyt raha siirrettiin palkkakustannuksiin, jolloin työsopimusta voitiin jatkaa osa-aikaisena vielä elokuusta lokakuuhun, 20 % työajalla. 

Loppu 

Syksy koitti ja rajoitukset hellittivät hetkeksi. Syyskuussa @paja voitiin viimein lanseerata asiakkaille ja heitä päästiin opastamaan palveluihin. Alun perin suunniteltuihin opastusmääriin verrattuna lopullinen toteutus oli paljon pienimuotoisempaa, mutta tärkeintä oli saada homma käyntiin ja palvelut auki. Asiakaspalautteet @pajan käyttäjiltä olivat erittäin positiivisia. @paja oli herättänyt mielenkiintoa jo kauan ennen palvelujen avaamista, sillä se sijaitsi aulatilassa näkyvillä ja sen ovea kokeiltiin tasaiseen tahtiin. @paja ennätti lopulta olla hankkeen aikana asiakkaiden käytössä vain kolme kuukautta, sillä pika-asiointi otettiin jälleen käyttöön joulukuusta 2020. Hankkeen jo päätyttyä @paja avattiin taas huhtikuun lopussa 2021.  

Mitä siis tehtiin? 

Hankkeessa onnistuttiin kehittämään digi- ja mediakuutio @pajan uusi palvelukokonaisuus, josta voidaan erottaa viisi eri palvelua: 1) kuvan tai dokumentin digitointi ja editointi, 2) videon digitointi ja editointi, 3) valokuvaus tai videointi (tuote, CV, henkilö, haastattelu jne.), 4) graafisen tuotteen toteutus (esite, kortti) sekä 5) äänitteen tuotanto (äänitarina, -maisema, musiikkitallenne). Näistä kaikki muut paitsi videon digitointi olivat uusia palveluita Kalajoen kaupunginkirjastolle. 

Omatoimisuus on ollut keskeinen tekijä käytäntöjä ja palveluja muotoillessa. Koska resurssit ovat melko niukat, uudet palvelut on suunniteltu niin, että ne työllistävät kirjaston arkea mahdollisimman vähän. Henkilökunta osaa opastaa asiakkaan @pajassa alkuun ja sen palvelujen käyttöön on laadittu laminoidut, ytimekkäät käyttöoppaat. Esimerkiksi musiikin teko MIDI-keyboardin avulla on asia, jota jokaisen kirjaston työntekijän ei voida olettaa osaavan. Palvelut suunniteltiinkin hyvin itseohjautuviksi ja hanketyöntekijä teki asiakkaille step-by-step -ohjelaput. Kirjaston henkilökunta varaa palvelun asiakaspalvelutiskillä, ohjaa asiakkaan tilaan ja avaa laitteet sekä antaa ohjelaput. Jos asiakas tarvitsee syventävää opastusta, hän voi varata ajan, jolloin informaatikko auttaa.  

Henkilökuntaa rohkaistiin käyttämään virallisten hankekoulutusten ulkopuolella työaikaa @pajan harjoitteluun ja valtaosa onkin tehnyt niin. Lisäksi @pajan mediaympäristöä on jo ennätetty käyttää apuna kirjaston töissä sekä toisessa hankkeessa. Pitkät tauot ja palvelujen käyttörajoitukset tosin hankaloittavat asiaa, sillä jos palveluja ei käytä, ne unohtuvat ja kynnys palata niiden pariin kasvaa. 

Ja miten se siis meni? 

Uudet palvelut saatiin suunniteltua ja lopulta otettua käyttöön, vaikka pandemia asioita hidastikin. Isoin harmi oli, ettei asiakastyöpajoja ja opastuksia voitu järjestää kovin montaa, mikä on varmasti nostanut kynnystä tulla kokeilemaan @pajaa. Päätavoitteet kuitenkin saavutettiin ja palvelut rullaavat jälleen eteenpäin rajoituksitta. Kokonaisuutena @pajan varausmääriin käyttöönoton alussa voidaan olla ihan tyytyväisiä, vaikka mikään menestys se ei ole ollut ainakaan vielä. Vaikuttavuuden arviointi korona-ajan poikkeuksellisessa yhteiskunnallisessa tilanteessa on vaikeaa, mutta kokonaisuudessaan on kovin rohkaisevaa, ettei maailmanlaajuinen pandemiakaan voi seistä kirjaston kehityksen tiellä! 

Kalajoen kaupunginkirjaston palvelupäällikkö Joni Rahja