6.5.1 Hankintalain noudattaminen ja pienhankinnan tekeminen
Avustuksen saajan tulee selvittää ja ottaa toiminnassaan huomioon mahdollinen velvollisuutensa noudattaa hankintalainsäädäntöä (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016). Hankintalainsäädännössä määritellään hankintayksikkö. Näitä ovat valtion, kuntien ja seurakuntien viranomaisten lisäksi mm. sellaiset valtionavustuksen saajat, jotka täyttävät hankintalain 5 §:n mukaiset julkisoikeudellisen laitoksen tunnusmerkit. Julkisoikeudellinen laitos on velvollinen kilpailuttamaan hankintansa noudattaen hankintalain mukaisia menettelyitä.
Jos erityisavustuksen saaja saa hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta aluehallintovirastolta tai muulta julkisoikeudelliselta laitokselta, se on velvollinen tällöin noudattamaan hankintalakia.
Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä maksullisen urakan teettämistä. Hankintaa ei ole esimerkiksi:
- omana työnä tekeminen,
- palkkaaminen työsuhteeseen,
- maan, olemassa olevien rakennusten tai muun kiinteän omaisuuden hankinta tai
vuokraus, - tutkimus- ja kehittämispalvelut (paitsi jos niistä saatava hyöty koituu yksinomaan hankintayksikölle sen toiminnassa käytettäväksi ja hankintayksikkö korvaa suoritetun palvelun kokonaan).
Jos avustuksen saaja kuuluu hankintalainsäädännön soveltamisalan piiriin, hankintalain mukaisia menettelyjä on noudatettava, kun hankinnan arvo ylittää lain mukaiset kynnysarvot. Ajantasaiset kynnysarvot löytyvät täältä: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/info/kynnysarvot
Valtionavustuksia myöntäessään aluehallintovirasto edellyttää lisäksi, että jos avustuksen saaja hankkii yli 20 000 euroa (+alv) maksavan tuotteen tai palvelun, on tarjouksia tiedusteltava vähintään kahdelta eri taholta. Tarjoukset tulisi yleensä pyytää kirjallisesti, kuten sähköpostilla, mutta erityisistä syistä (esimerkiksi tiukan aikataulun takia) voi tarjouksia tiedustella myös puhelimitse. Saadut hintatiedot on aina tallennettava ja liitettävä osaksi avustetun toiminnan tai hankkeen aineistoa (myös puhelimessa saadusta tarjouksesta tulee tehdä muistiinpanot). Valintaa ei tarvitse tehdä yksinomaan halvimman hinnan mukaan, vaan sen voi tehdä myös kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella (hinta+laatu). Pienhankintaan liittyvät asiakirjat on säilytettävä osana hallinto- ja kirjanpitoaineistoa, ja ne tulee toimittaa pyydettäessä aluehallintovirastoon.
Organisaatioilla voi olla myös sisäisiä ohjausasiakirjoja (työjärjestys, taloussääntö tai vastaava), jotka sisältävät ohjeita hankintojen tekemiseen ja joissa pienhankintaraja poikkeaa edellä mainitusta. Jos pienhankintaraja on avustuksen saajan omassa hankintaohjeistuksessa korkeampi kuin 20 000 euroa (+alv) avustuksen saajan tulee noudattaa aluehallintoviraston asettamaa pienhankintarajaa.
Jos avustuksen saaja tuottaa tarvitsemansa palvelun tai tavaran itse, hyväksyttävinä kustannuksina otetaan huomioon vain palvelun tai tavaran tuottamisesta aiheutuneet todelliset kustannukset. Tuotantokustannukset tulee pystyä osoittamaan ja esittämään kirjanpidosta, jos aluehallintovirasto sitä pyytää. Tuotantokustannusten tason tulee olla kohtuullinen.
Pienhankinnan edellyttämää tarjouspyyntövelvoitetta on noudatettava myös silloin, kun hankinta on tarkoitus toistaa (ns. optio). Jos alkuperäisen hankinnan yhteydessä hankintasopimukseen on sisällytetty maininta mahdollisesta uusinnasta ja hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on otettu huomioon alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvon laskennassa, on uusinta mahdollista tehdä ilman tarjousten pyytämistä.
6.5.2 Velvollisuus noudattaa EU:n pakoteasetuksia (Venäjään ja Valko-Venäjään kohdistetut rajoitustoimet)
Ukrainan alueellista koskemattomuutta, suvereniteettia ja itsenäisyyttä heikentävien tai uhkaavien toimien johdosta Euroopan unioni ja/tai Yhdistyneet kansakunnat on asettanut, ja saattaa tulevaisuudessa asettaa, pakotteita lainsäädännössään ja/tai toimielintensä päätöksillä. Avustuksen saajan tulee noudattaa EU:n tai YK:n taloutta ja rahoitusta koskevia Venäjään ja Valko-Venäjään kohdistettuja rajoittavia toimenpiteitä, jotka ovat voimassa EU:ssa.
Aluehallintoviraston tavoitteena on varmistaa, ettei sen myöntämällä avustuksella tehdä hankintoja sellaiselta taholta tai suoraan tai välillisesti tueta sellaisia henkilöitä tai yhteisöjä, jotka YK tai EU on nimennyt Venäjä- ja Valko-Venäjä-pakotteiden kohteiksi.
Avustuksen saajan tulee varmistaa, ettei aluehallintoviraston myöntämää avustusta tehdä hankintoja sellaiselta taholta tai käytetä tuen antamiseksi sellaisille henkilöille tai yhteisöille, jotka luetellaan YK:n turvallisuusneuvoston konsolidoidussa pakoteluettelossa tai EU:n pakoteasetuksissa (sellaisina kuin ne ovat ajoittain muutettuina).
Pakoteluettelot ulkoministeriön verkkosivuilta:
EU:n asetus on kaikilta osin velvoittava ja suoraan sovellettavaa oikeutta kaikissa EU:n jäsenvaltioissa ilman eri päätöksiä. Lisäksi Euroopan unionin neuvoston päätökset pakotteista sitovat hankintalain tarkoittamia hankintayksikköjä ja niitä sovelletaan sellaisenaan. Kukin avustuksen saaja vastaa omalta osaltaan EU:n pakotteiden vaikutusten selvittämisestä omissa hankinnoissaan. Pakotteiden vaikutuksia arvioitaessa on tarvittaessa tunnistettava yrityksen omistussuhteet ja määräysvalta yritykseen.
Avustuksen saajan tulee ilmoittaa aluehallintovirastolle välittömästi, jos avustusta on käytetty pakotteiden vastaisesti.