6.1 Hyväksyttävistä kustannuksista ja kokonaiskustannuksista
Valtionavustusta saa käyttää vain avustuspäätöksen mukaiseen käyttötarkoitukseen päätöksessä ilmoitettuna käyttöaikana. Valtionavustuspäätöksessä kerrotaan, millaisiin kustannuksiin avustusta voidaan käyttää eli mitkä ovat avustettavan hankkeen tai toiminnan hyväksyttäviä kustannuksia. Päätöksessä kerrotaan myös, kuinka suuren osuuden avustus voi kattaa avustettavan hankkeen tai toiminnan kokonaiskustannuksista. Avustusmuodosta riippuen hankkeen tai toiminnan kokonaiskustannuksiin voi olla mahdollista sisällyttää myös muita hankkeesta tai toiminnasta aiheutuneita kustannuksia kuin hyväksyttäviä kustannuksia.
Hyväksyttävät kustannukset voivat sisältää hankkeen tai toiminnan välittömiä kustannuksia sekä yleiskustannuksia.
6.1.1 Välittömät kustannukset
Toteutuneiden kokonaiskustannusten tulee aiheutua valtionavustushakemuksessa ja -päätöksessä määritellystä hankkeesta tai toiminnasta. Avustuksen käyttötarkoitusta vastaavat tuotot ja kulut tulee olla kirjattuna kirjanpitoon avustusta varten perustetulle kustannuspaikalle avustuksen käyttöajalle. Jos avustusta käytetään irtaimen käyttöomaisuuden hankintaan ja hankintamenot kirjataan taseeseen, voidaan hankintamenot kuitenkin ottaa kokonaan huomioon hankintavuoden hyväksyttävinä kustannuksina.
Erityisavustuksella katetaan avustettavasta hankkeesta tai toiminnasta syntyvää alijäämää, joka muodostuu, kun hyväksyttävistä kustannuksista vähennetään muut avustukset ja hankkeesta tai toiminnasta saadut tuotot. Erityisavustuksen hyväksyttäviksi kustannuksiksi katsotaan avustusehtojen mukaan seuraavat kustannukset, ellei hakuohjeessa tai avustuspäätöksessä toisin määritellä:
- Erityisavustusta saanutta hanketta varten palkattujen työntekijöiden palkkakustannukset sivukuluineen sekä näiden työntekijöiden matka-, koulutus-, puhelin- yms. kustannukset. Välittömiksi kustannuksiksi katsotaan myös muiden työntekijöiden kustannuksia, jos avustuksen saaja osoittaa luotettavasti esimerkiksi työajanseurannan avulla työpanoksen kohdistumisen välittömästi hankkeelle ja raportoi siitä hankkeen kustannuspaikalla.
- Hanketta varten tehdyt hankinnat, ml. materiaalihankinnat sekä ostopalvelut. Hankkeessa hankitun irtaimiston tulee jäädä avustuksen saajan yleishyödylliseen käyttöön.
- Erityisavustusta saaneen hankkeen käytössä olevien toimitilojen kustannukset. Sellaisia toimitilakustannuksia, jotka aiheutuvat avustettavasta hankkeesta riippumatta, ei hyväksytä.
- Muut, nimenomaan hankkeesta aiheutuvat kustannukset.
Avustuksen saajan tulee huolehtia asianmukaisesta työajanseurannasta, jos se on tarpeen valtionavustuksen kohteelle kirjattavien palkkakustannusten luotettavaksi varmentamiseksi. Työajanseurannan tekemisessä voi käyttää seuraavaa mallilomaketta: https://avi.fi/documents/25266232/47340148/Hankkeen_tyoajanseuranta_fi.xlsx/. Avustuksen saajan tulee pystyä esittämään tarvittaessa aluehallintovirastolle palkkojen kohdentamisperiaatteet. Laskennallisia kuluja esim. talkoo- tai vapaaehtoistyöstä ei hyväksytä.
Kohtuullisina matkakustannuksina hyväksytään valtion matkustussäännön mukaisesti toteutuneet kustannukset. Valtion matkustussääntö: http://vm.fi/valtio-tyonantajana/virka-ja-tyoehdot-henkilostohallinnon-asiakirjat. Avustuksen saaja voi soveltaa omaa matkustussääntöään, jos sen hyväksymät kustannukset eivät ylitä valtion matkustussäännön mukaisia kustannuksia. Vapaaehtoiset päästökompensaatiot eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia.
Avustuksella katettava matka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin on mahdollista. Samalla on otettava huomioon matkan ja tehtävien tarkoituksenmukainen ja turvallinen suorittaminen. Näin ollen halvin matkustustapa ei välttämättä pitemmän kestonsa vuoksi ole kokonaiskustannuksiltaan edullisin. Perusteet käytetyn matkustustavan valintaan tulee tällöin kuitenkin pyydettäessä esittää. Samat periaatteet koskevat sekä palkattuja henkilöitä että luottamustehtävissä toimivia henkilöitä. Jos hakija tietää jo hakuvaiheessa, että avustettavassa toiminnassa tai hankkeessa tulee olemaan tavanomaisuudesta poikkeavia matkakuluja, ne on tuotava esiin hakemuksessa.
Jos hakuohjeessa ei ole toisin määritelty, tavanomaisen huomaavaisuuden osoittamiseksi voidaan hyväksyä arvoltaan kohtuullisten merkkipäivä- tai vastaavien lahjojen kustannukset, ei kuitenkaan rahalahjoista tai rahanarvoisista lahjakorteista aiheutuneita kustannuksia. Rahanarvoisilla lahjakorteilla tarkoitetaan sellaisia lahjakortteja, joilla saaja voi itse hankkia valitsemansa rahanarvoisen tuotteen tai palvelun. Avustuksella voidaan kuitenkin kattaa esimerkiksi elokuvaliput, arpajaispalkinnot sekä markkinointimateriaalit silloin, kun nämä olennaisesti liittyvät avustettavan toiminnan tai hankkeen toteuttamiseen. Arvonlisävero hyväksytään avustettavaksi kustannukseksi vain, jos se jää avustuksen saajan lopullisesti maksettavaksi. Mikäli avustuksen saaja vähentää verotuksessaan maksamansa arvonlisäverot, avustettavalle kohteelle hyväksytään kustannus nettomääräisenä, eli se, mikä tosiasiallisesti maksettiin. Kunnille myönnettävissä avustuksissa hyväksytään vain arvonlisäverottomat kustannukset.
6.1.2 Yleiskustannukset
Erityisavustusehtojen mukaan avustuksen saaja voi kohdentaa erityisavustukselle myös toiminnan
yleiskustannuksia ellei hakuohjeessa tai valtionavustuspäätöksessä toisin mainita. Tällaisia kustannuksia ovat avustuksen saajan yleishallinnosta aiheutuneet kulut, jotka eivät välittömästi kohdistu mihinkään tiettyyn toimintoon tai hankkeeseen.
Yleiskustannuksia ovat:
- Yleishallinnon
henkilöstön (esim. toiminnanjohtaja, talouspäällikkö, kirjanpitäjä,
hallintopäällikkö, toimistotyöntekijä) kustannukset. Yleishallinnon
henkilöstöön kuuluvaksi voidaan katsoa sellainen henkilö, jonka työsuhteeseen
eivät hankkeiden määrän yksittäisen muutokset vaikuta.
- Avustuksen saajan ylimpien toimielinten kokouskustannukset.
- Yleishallinnon posti-, puhelin-, tietoliikenne-, kopio- yms. toimistokulut.
- Tilintarkastuksen ja toiminnantarkastuksen kustannukset.
- Ulkoistetusta toiminnosta aiheutuneet kustannukset siltä osin kuin tilatut palvelut liittyvät johonkin yleistoimintaan kuten esim. taloushallinnon ulkoistamiseen.
- Yleishallintoon liittyvät tietotekniikka- ja tietojärjestelmäkustannukset, ellei niitä kateta erillisellä avustuksella.
Yleiskustannuksia eivät ole toimitiloista aiheutuvat kustannukset.
Yleiskustannuksia hyväksytään enintään 15 % hankkeen kokonaiskustannuksista. Ylimenevää osuutta ei voida laskea hankkeen kokonaiskustannuksiin. Mikäli yleishallintoon kuuluva henkilö tekee hankkeelle muuta kuin yleishallinnollista työtä, voidaan palkkakustannukset tältä osin katsoa hankkeen välittömiksi kustannuksiksi. Tällöin kuitenkin edellytetään, että hankkeeseen suoraan liittyvä työ voidaan osoittaa luotettavasti hankekohtaisella työaikaraportoinnilla.
Yleiskustannusten on perustuttava todellisiin kuluihin, jotka voidaan myös osoittaa toteutuneiksi. Hankkeelle kirjattujen yleiskustannusten tulee näkyä hankkeen kustannuspaikkaraportilla kirjanpidossa.
Kirjanpidossa niiden tulee olla:
- selkeästi
ja perustellusti hankkeen tarkoituksiin kohdennettuja,
- hankkeen talousarvion mukaisia,
- erikseen dokumentoituja,
- koko käyttöajan samanperusteisia.
Avustusta selvitettäessä tulee raportoida, mistä eristä yleiskustannukset koostuvat ja millä laskentaperiaatteella yleiskustannuksia on hankekirjanpitoon kirjattu.
Yleiskustannusten määrä eri toiminnoille/hankkeille yhteen laskettuna ei saa ylittää todellisia tilinpäätöksellä esitettyjä yleiskustannuksiksi esitettyjä eriä. Jos erityisavustuksen saaja saa toimintaansa yleisavustusta, vähennetään nämä hankkeille esitetyt yleiskustannukset laskettaessa yleisavustuksen hyväksyttäviä kustannuksista.