Valtionavustuksen saajan tulee antaa aluehallintovirastolle oikeat ja riittävät tiedot, jotta aluehallintovirasto voi valvoa valtionavustuspäätöksen noudattamista. Avustuspäätöksen perusteena ovat hakemuksessa esitetyt kustannukset ja rahoitus.Toiminta tai hanke tulee toteuttaa hakemuksessa esitettyjen tietojen mukaisesti.
Valtionavustuksen saajan tulee ilmoittaa viipymättä aluehallintovirastolle muutoksesta, joka vaikuttaa siihen, miten ja mihin avustusta käytetään, tai jos avustuksen käyttöaikaa tarvitsee pidentää. Muutoksella tarkoitetaan erityisesti valtionavustuksen käyttötavalle asetettujen ehtojen ja rajoitusten toteutumiseen vaikuttavia muutoksia. Valtionavustuksen käyttöön vaikuttavia muutoksia ovat myös avustettavan hankkeen tai toiminnan toteuttamisen laadussa, laajuudessa tai rahoituksessa tapahtuvat olennaiset muutokset. Muutoksen arvioinnin perustana ovat avustushakemuksessa annetut ja valtionavustuspäätöksen perustaksi otetut tiedot.
Olennaiseksi muutokseksi voidaan katsoa:
- hakemuksessa esitettyjen kululajien välillä tapahtuvat muutokset, joiden yhteismäärä on yli 10 % hankkeen tai toiminnan kokonaiskustannuksista,
- avustuksen kohdistuminen avustuksen perusteena olleesta hakemuksesta poikkeavaan uuteen kululajiin,
- se, että avustuspäätöksen mukainen muu rahoitusosuus ei toteudu hakemuksen mukaisesti.
Käyttötarkoituksen tai käyttöehtojen muutosta tai käyttöajan pidennystä koskeva muutoshakemus tulee tehdä ensisijaisesti sähköisessä asiointipalvelussa vähintään 30 päivää ennen käyttöajan päättymistä. 30 päivää koskevasta ehdosta voidaan poiketa perustellusta syystä. Muutoshakemuksessa tulee selkeästi perustella, miksi ja miten käyttötarkoitusta tai -ehtoja halutaan muuttaa tai käyttöaikaa pidentää. Aluehallintovirasto voi joko hyväksyä tai hylätä muutosesityksen.