Avustuksen käyttöä koskevat ehdot

Valtionavustusta saa käyttää vain avustuspäätöksessä ilmoitettuun käyttötarkoitukseen. Avustuksen käytössä tulee noudattaa avustuspäätöksen ehtoja ja rajoituksia. Tämä opas on toissijainen avustuspäätökseen nähden.

Avustuspäätöksen perusteena ovat hakemuksessa esitetyt kustannukset ja rahoitus. Avustuspäätöksessä ilmoitetaan, kuinka suuren osan myönnetty avustus saa kattaa avustettavan toiminnan tai hankkeen hyväksyttävistä kustannuksista. Päätöksessä esitettyä avustusprosenttia ei saa ylittää. 

Esimerkki: Jos avustetun toiminnan tai hankkeen hyväksyttävät kustannukset ovat 100 000 euroa ja päätöksen mukaan avustus saa kattaa siitä 80 prosenttia, niin 20 000 euroa tulee kattaa jollakin muulla rahoituksella.

Valtionavustusta ei saa jakaa eteenpäin toiselle toimijalle, ellei asiasta ole mainittu valtionavustuspäätöksessä. Valtionavustuksen saajan on tällöin tehtävä sopimus valtionavustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista toiminnan tai hankkeen toteuttajan kanssa. Sopimuksen laatimisessa voi käyttää esimerkiksi opetus- ja kulttuuriministeriössä laadittua siirretyn avustuksen mallipohjaa, josta käyvät ilmi sopimuksen sisältöä koskevat vähimmäisvaatimukset. Mallipohja on saatavissa ministeriön verkkosivuilta: http://minedu.fi/avustustendelegointi

Avustusta saa käyttää vain avustuspäätöksessä mainittuna aikana. Avustuksen käyttötarkoitusta vastaavat tuotot ja kulut tulee olla kirjattuna kirjanpitoon avustusta varten perustetulle kustannuspaikalle avustuksen käyttöajalle.

Käyttämättä jäänyt avustus tulee palauttaa niiden ehtojen ja rajoitusten mukaisesti, jotka on ilmoitettu päätöksessä (ks. Valtionavustuksen palautus ja takaisinperintä). Jos päätöksen ehdot poikkeavat päätöksen liitteenä olevista ehdoista ja rajoituksista, noudatetaan aina päätöksen ehtoja. Aluehallintovirasto voi perustellusta syystä myöntää avustuksen käytölle jatkoajan, jos avustuksen saaja hakee sitä sähköisen asiointipalvelun kautta (ks. Avustuksen saajan tiedonantovelvollisuus, käyttötarkoituksen tai -ehtojen muuttaminen ja käyttöajan pidentäminen).

Hyväksyttävät kustannukset

Erityisavustuksen hyväksyttäviksi kustannuksiksi katsotaan avustusehtojen mukaan  seuraavat, nk. välittömät kustannukset, mikäli hakuohjeessa tai avustuspäätöksessä  ei toisin määritellä: 

  • Erityisavustusta saanutta hanketta varten palkattujen työntekijöiden palkkakustannukset sivukuluineen sekä näiden työntekijöiden matka-, koulutus-, puhelin- yms. kustannukset. Välittömiksi kustannuksiksi katsotaan myös muiden työntekijöiden kustannuksia, jos avustuksen saaja osoittaa luotettavasti esimerkiksi työajanseurannan avulla työpanoksen kohdistumisen välittömästi hankkeelle ja raportoi siitä hankkeen kustannuspaikalla.
  • Hanketta varten tehdyt hankinnat, ml. materiaalihankinnat sekä ostopalvelut.
  • Erityisavustusta saaneen hankkeen käytössä olevien toimitilojen kustannukset. Sellaisia toimitilakustannuksia, jotka aiheutuvat avustettavasta hankkeesta riipumatta, ei hyväksytä.
  • Muut, nimenomaan hankkeesta aiheutuvat kustannukset.

Toisin sanottuna, vain hankkeesta aiheutuneet todennetut kustannukset ovat hyväksyttäviä. Sellaiset kustannukset, joita ei voi luotettavasti todentaa hankkeesta aiheutuviksi tai jotka olisivat syntyneet ilman kyseistä hanketta, eivät ole hyväksyttäviä.

Hankkeessa hankitun irtaimiston tulee jäädä avustuksen saajan yleishyödylliseen käyttöön.

Avustuspäätöksessä määritellään, kuinka suuren osan erityisavustus saa kattaa avustettavan hankkeen tai toiminnan hyväksyttävistä kustannuksista.

Erityisavustuksella katetaan avustettavasta hankkeesta tai toiminnasta syntyvää alijäämää, joka muodostuu, kun hyväksyttävistä kustannuksista vähennetään muut avustukset ja hankkeesta tai toiminnasta saadut tuotot. Jos avustus on suurempi kuin muodostunut alijäämä, ylimenevä osuus tulee palauttaa aluehallintovirastolle.

Aluksi lasketaan kustannuspaikalta muodostuvat hyväksyttävät kustannukset, sen jälkeen otetaan huomioon avustusten ehdot ja rajoitukset sekä arvioidaan kulujen kohtuullisuutta ja tarpeellisuutta. Tämän jälkeen lasketaan, mikä on erityisavustuksen osuus hyväksyttävistä kustannuksista päätöksessä esitetyn prosenttiosuuden mukaisesti. Päätöksessä esitettyä prosenttiosuutta ei saa ylittää, ja ylimenevä osa tulee palauttaa. Sen jälkeen tarkastellaan avustettavan hankkeen muu rahoitus. Muu saatu rahoitus tai tuotot vähennetään hyväksyttäviksi määritellyistä kustannuksista. Erityisavustuksella voidaan rahoittaa ainoastaan hankkeesta syntynyttä alijäämää. Käyttämättä jäänyt erityisavustus tulee palauttaa.

Hyväksyttävinä kustannuksina otetaan huomioon ne kustannukset, jotka kirjanpitolain (1336/1997) ja -asetuksen (1339/1997) sekä hyvän kirjanpitotavan mukaan on kirjattava kyseiselle tilikaudelle tai avustuksen käyttöajalle kuluiksi. Jos avustusta käytetään irtaimen käyttöomaisuuden hankintaan ja hankintamenot kirjataan taseeseen, voidaan hankintamenot kuitenkin ottaa kokonaan huomioon hankintavuoden hyväksyttävinä kustannuksina.

Avustuksella rahoitetun toiminnan tai projektin palkoista on tarvittaessa pidettävä työajanseurantaa (ks. Työajanseurannan järjestäminen). Avustuksen saajan tulee varmistaa, että kirjanpitoon tehtävät palkkakirjaukset perustuvat todellisiin, aiheutuneisiin kustannuksiin. Kohtuullisina kustannuksina aluehallintovirasto hyväksyy palkkoja tai palkkioita kutakin palkansaajaa kohden enintään määrän, joka vastaa 80 000 euron vuosipalkkaa lakisääteisine sivukuluineen.

Kohdentamisen tulee myös perustua käytettyyn työaikaan, ja avustuksen saajan tulee pystyä esittämään tarvittaessa aluehallintovirastolle palkkojen kohdentamisperiaatteet.

Laskennallisia kuluja esim. talkoo- tai vapaaehtoistyöstä ei hyväksytä.

Kohtuullisina matkakustannuksina hyväksytään valtion matkustussäännön mukaisesti toteutuneet kustannukset. Valtion matkustussääntö: http://vm.fi/valtio-tyonantajana/virka-ja-tyoehdothenkilostohallinnon-asiakirjat. Avustuksen saaja voi soveltaa omaa matkustussääntöään, mikäli sen hyväksymät kustannukset eivät ylitä valtion matkustussäännön mukaisia kustannuksia.

Avustuksella katettava matka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin on mahdollista. Samalla on otettava huomioon matkan ja tehtävien tarkoituksenmukainen ja turvallinen suorittaminen. Näin ollen halvin matkustustapa ei välttämättä pitemmän kestonsa vuoksi ole kokonaiskustannuksiltaan edullisin. Perusteet käytetyn matkustustavan valintaan tulee tällöin kuitenkin pyydettäessä esittää. Samat periaatteet koskevat sekä palkattuja henkilöitä että luottamustehtävissä toimivia henkilöitä. Jos hakija tietää jo hakuvaiheessa, että avustettavassa toiminnassa tai hankkeessa tulee olemaan tavanomaisuudesta poikkeavia matkakuluja, ne on tuotava esiin hakemuksessa.

Mikäli hakuohjeessa ei ole toisin määritelty, tavanomaisen huomaavaisuuden osoittamiseksi voidaan hyväksyä arvoltaan kohtuulliset merkkipäivälahjat yms. Sen sijaan hyväksyttäviä eivät ole rahalahjoista tai rahanarvoisista lahjakorteista aiheutuneet kustannukset. Rahanarvoisilla lahjakorteilla tarkoitetaan sellaisia lahjakortteja, joilla saaja voi itse hankkia valitsemansa rahanarvoisen tuotteen tai palvelun.

Arvonlisävero hyväksytään avustettavaksi kustannukseksi vain, jos se jää avustuksen saajan lopullisesti maksettavaksi. Mikäli avustuksen saaja vähentää verotuksessaan maksamansa arvonlisäverot, avustettavalle kohteelle hyväksytään kustannus nettomääräisenä, eli se, mikä tosiasiallisesti maksettiin. Kunnille myönnettävissä avustuksissa hyväksytään vain arvonlisäverottomat kustannukset.

Erityisavustuksen saajalla on mahdollisuus kohdentaa perustelluista syistä yleiskustannuksia enintään 15 % eritysavustuksella katettavaksi, mikäli hakuohjeessa tai avustuspäätöksessä ei toisin määritellä. Yleiskustannuksia ovat avustuksen saajan yleishallinnosta aiheutuneet kulut, jotka eivät välittömästi kohdistu mihinkään tiettyyn toimintoon tai hankkeeseen.

Yleiskustannuksia ovat

  • yleishallinnon henkilöstön (esim. toiminnanjohtaja, talouspäällikkö, kirjanpitäjä, hallintopäällikkö, toimistotyöntekijä) kustannukset. Yleishallinnon henkilöstöön kuuluvaksi voidaan katsoa sellainen henkilö, jonka työsuhteeseen eivät hankkeiden määrän yksittäisen muutokset vaikuta
  • avustuksen saajan ylimpien toimielinten kokouskustannukset
  • yleishallinnon posti-, puhelin-, tietoliikenne-, kopio- yms. toimistokulut
  • tilintarkastuksen ja toiminnantarkastuksen kustannukset
  • ulkoistetusta toiminnosta aiheutuneet kustannukset siltä osin kuin tilatut palvelut liittyvät johonkin yleistoimintaan kuten esim. taloushallinnon ulkoistamiseen
  • yleishallintoon liittyvät tietotekniikka- ja tietojärjestelmäkustannukset, ellei niitä kateta erillisellä avustuksella.

Näiden kustannusten määrä voi olla enintään 15 % avustetun hankkeen  kustannuksista ja kirjanpidossa niiden tulee olla:

  • selkeästi ja perustellusti hankkeen tarkoituksiin kohdennettuja
  • hankkeen talousarvion mukaisia
  • erikseen dokumentoituja
  • koko käyttöajan samanperusteisia.

Yleiskustannusten on perustuttava todellisiin kuluihin, jotka voidaan myös osoittaa toteutuneiksi. Hankkeelle kirjattujen yleiskustannusten tulee näkyä hankkeen kustannuspaikkaraportilla kirjanpidossa.

Erityisavustuksen hyväksyttäviksi kustannuksiksi katsotaan hankkeesta tai toiminnasta aiheutuneet ja kustannuspaikalle kirjatut kohtuulliset ja tarpeelliset kustannukset, jotka on määritelty hakuohjeessa ja avustuspäätöksessä.

Seuraavia kustannuksia ei saa kattaa aluehallintoviraston avustuksella:

  • poistot
  • varainhankinnan kustannukset

 Vakiintuneen käytännön mukaan varainhankinnalla tarkoitetaan niitä toimenpiteitä, joiden avulla pyritään hankkimaan yhteisölle varsinaisen toiminnan rahoittamiseen tarvittavia varoja. Tyypillisiä varainhankinnan eriä ovat jäsenmaksuista ja erilaisista keräyksistä, arpajaisista, kalentereiden ym. myynnistä saatavat tuotot, lahjoitukset sekä liiketoiminnan tuotot ja kustannukset. Hakijan tulee ilmoittaa varainhankinnan kustannuksina varainhankinnasta aiheutuneet kustannukset ja huolehtia siitä, että kaikki varainhankinnan tuottoja vastaavat kustannukset on esitetty osana varainhankintaa. Esim. jos jäsenmaksua vastaan saa jonkun edun (jäsenlehti, seminaari tmv.) aiheutuu siitä todennäköisesti kuluja, jotka katetaan kyseisellä varainhankinnalla. Myöskään varainhankintaa tai liiketoimintaa pääasiallisesti hoitavien työntekijöiden palkkoja ei voida maksaa avustuksella.

  • liike- ja sijoitustoiminnan kustannukset
  • varaukset

Tilinpäätöksessä kuluksi ja lomapalkkavelaksi kirjattavat henkilöstökulut (palkat ja sivukulut) lomapäivineen hyväksytään sen tilivuoden kuluksi, jona ne kirjanpitolain mukaan kirjataan kuluksi, vaikka ne maksettaisiin vasta seuraavana tilikautena. Tämä siksi koska niiden maksamiseen on syntynyt lakiin perustuva velvoite. Sen sijaan kirjanpitolaissa mainitut pakolliset varaukset eivät ole hyväksyttäviä kuluja, koska niiden tarkkaa määrää tai toteutumisajankohtaa ei pystytä määrittelemään. Hyväksyttäviä kuluja eivät ole myöskään muut varaukset, joilla varaudutaan tuleviin menoihin.

  • laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kustannuksiin

Tämä tarkoittaa, että selvityksessä tulee raportoida vain sellaiset kustannukset, jotka sellaisenaan ja täysimääräisesti ovat aiheutuneet avustuksen kohteena olevasta toiminnasta tai hankkeesta ja ne on kirjattu hankkeen tai toiminnan kustannuspaikalle.

  • lainojen lyhennykset ja korot
  • ei-lakisääteisten lisäeläkkeiden maksut
  • irtisanomiskorvaukset tai irtisanomisajalta ilman  työvelvollisuutta maksettavat palkkakustannukset

Jos työntekijä sen sijaan tekee töitä irtisanomisaikanaan, niin palkkakustannukset saadaan maksaa avustuksesta.

  • tulospalkkiot
  • oikeudenkäyntikustannukset
  • oikeuden langettamat korvaukset
  • rangaistusluonteiset maksut, kuten sakot tai viivästyskorot
  • Avustuksen palautus, takaisinperintävelvoitteet tai  luottotappio edelleen jaetusta avustuksesta

Avustuksen saajan tulee vapaaehtoisesti palauttaa avustusta valtionavustuslain 20 §:n mukaisesti. Avustuksen saajan tulee kirjata palautettava avustus, saadun avustustulon oikaisuna, ei kuluna. Palautukselle maksettava korko kirjataan kuluksi. Korko ei ole myöskään avustusehtojen mukaisesti hyväksyttävä kulu. Vastaavasti avustuksen takaisinperintä tulee kirjata avustustulon oikaisuna ja mahdollinen korko korkokuluna. Mikäli avustuksen palautus tai takaisinperintä kirjataan kirjanpitoon ko. avustusvuoden jälkeen (eri tilikaudella) tulee kirjaus tehdä oman pääoman oikaisuna taseeseen.

Mikäli avustuksen saajalle on avustuspäätöksellä myönnetty valtionavustuslain 7 §:n 2 momentin mukainen avustuksen delegointioikeus, avustuksen saajan hyväksyttäväksi kuluksi ei lueta avustuksen käyttäjän palauttamatta jättämää avustusta, josta saattaa muodostua avustuksen saajalle luottotappio. Esim. Avustuksen saaja A jakaa edelleen avustuksen käyttäjälle B yhteensä 2 000 euroa. Avustuksen käyttäjä B ei raportoi avustuksensaajalle A avustuksen käytöstä. Avustuksen saaja A palauttaa aluehallintovirastolle avustusta tältä osin 2 000 euroa ja ryhtyy perintätoimenpiteisiin avustuksen käyttäjää B:tä kohtaan. Avustuksen saajalle A mahdollisesti muodostuva luottotappio mikäli perintätoimissa ei onnistuta, ei ole avustukselle hyväksyttävä kulu. Näin ollen avustuksen saaja A kantaa riskin siitä, että avustuksen käyttäjä B ei toimi delegointisopimuksen velvoitteiden mukaisesti.

Avustuksen saajan tiedonantovelvollisuus, käyttötarkoituksen tai -ehtojen muuttaminen ja käyttöajan pidentäminen

Valtionavustuksen saajan tulee antaa aluehallintovirastolle oikeat ja riittävät tiedot, jotta aluehallintovirasto voi valvoa valtionavustuspäätöksen noudattamista.

Valtionavustuksen saajan tulee ilmoittaa viipymättä aluehallintovirastolle muutoksesta, joka vaikuttaa siihen, miten ja mihin avusta käytetään, ja edellytyksiin noudattaa avustuksen ehtoja ja rajoituksia. Valtionavustuksen käyttöön vaikuttavia muutoksia ovat mm. sellaiset olennaiset muutokset, jotka koskevat avustettavan hankkeen tai toiminnan toteuttamisen laatua, laajuutta tai rahoitusta.

Olennaiseksi muutokseksi voidaan katsoa:

  • hakemuksessa esitettyjen kululajien välillä tapahtuvia muutoksia, joiden yhteismäärä on yli 10 % hankkeen tai toiminnan kokonaiskustannuksista,
  • edellä esitettyjen raja-arvojen ylitys tai avustuksen kohdistuminen avustuksen perusteena olleesta hakemuksesta poikkeavaan uuteen kululajiin,
  • avustuspäätöksen mukainen muu rahoitusosuus ei toteudu hakemuksen  mukaisesti.

Avustuksen saaja voi hakea käyttötarkoituksen tai käyttöehtojen muutosta tai käyttöajan pidennystä aluehallintovirastolta sähköisen asiointipalvelun kautta.

Muutospyyntö tulee tehdä sähköisessä asiointipalvelussa vähintään 30 päivää ennen käyttöajan päättymistä. 30 päivää koskevasta ehdosta voidaan poiketa perustellusta syystä. Hakemuksessa tulee selkeästi perustella, miksi ja miten käyttötarkoitusta halutaan muuttaa tai käyttöaikaa pidentää.

Aluehallintovirasto arvioi tapauskohtaisesti, hyväksyykö se muutosesityksen.

Hankintalain mukainen kilpailuttaminen

Avustuksen saajan tulee selvittää ja ottaa toiminnassaan huomioon mahdollinen velvollisuutensa noudattaa hankintalainsäädäntöä (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016). Hankintalainsäädännössä määritellään hankintayksikkö. Näitä ovat valtion, kuntien ja seurakuntien viranomaisten lisäksi mm. sellaiset valtionavustuksen saajat, jotka täyttävät hankintalain 5 §:n mukaiset julkisoikeudellisen laitoksen tunnusmerkit. Julkisoikeudellinen laitos on velvollinen kilpailuttamaan hankintansa noudattaen hankintalain mukaisia menettelyitä.

Jos erityisavustuksen saaja saa hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta aluehallintovirastolta tai muulta julkisoikeudelliselta laitokselta, se on velvollinen tällöin noudattamaan hankintalakia.

Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä maksullisen urakan teettämistä. Hankintaa ei ole esimerkiksi

  • omana työnä tekeminen,
  • palkkaaminen työsuhteeseen,
  • maan, olemassa olevien rakennusten tai muun kiinteän  omaisuuden hankinta tai vuokraus,
  • tutkimus- ja kehittämispalvelut (paitsi jos niistä saatava hyöty koituu  yksinomaan hankintayksikölle sen toiminnassa käytettäväksi ja  hankintayksikkö korvaa suoritetun palvelun kokonaan).

Hankintalain mukaisia menettelyjä on noudatettava, kun hankinnan arvo ylittää lain mukaiset kynnysarvot. Ajantasaiset kynnysarvot löytyvät täältä:  https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/kynnysarvot/

Pienhankinnan kilpailuttaminen

Vaikka hankinta ei kuuluisi hankintalain soveltamisalaan, aluehallintovirasto edellyttää, että kaikista vähintään 20 000 euroa (+ alv.) maksavista yksittäisistä hankinnoista pyydetään tarjouksia useammalta kuin yhdeltä tavaran- tai palveluntoimittajalta. Tällaiseen pienhankintaan liittyvät asiakirjat on säilytettävä osana hallinto- ja kirjanpitoaineistoa, ja ne tulee toimittaa pyydettäessä aluehallintovirastoon.

Tämä tarkoittaa sitä, että jos avustuksen saaja hankkii yli 20 000 euroa (+alv) maksavan tuotteen tai palvelun, on tarjouksia tiedusteltava vähintään kahdelta eri taholta. Tarjoukset tulisi yleensä pyytää kirjallisesti, kuten sähköpostilla, mutta erityisistä syistä (esimerkiksi tiukan aikataulun takia) voi tarjouksia tiedustella myös puhelimitse. Saadut hintatiedot on aina tallennettava ja liitettävä osaksi avustetun toiminnan tai hankkeen aineistoa (myös puhelimessa saadusta tarjouksesta tulee tehdä muistiinpanot). Valintaa ei tarvitse tehdä yksinomaan halvimman hinnan mukaan, vaan sen voi tehdä myös kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella (hinta+laatu). Kyseessä on tavanomainen, hyvään taloudenpitoon kuuluva toimintatapa vallitsevan kustannustason selvittämiseksi.

Tarjouspyyntöä ei tarvitse tehdä niissä tilanteissa, jotka ovat lueteltu luvussa “Hankintalain mukainen kilpailuttaminen

Hyvää hallintotapaa noudattavilla organisaatioilla on sisäinen ohjausasiakirja (työjärjestys, taloussääntö tai vastaava), joka sisältää ohjeet hankintojen tekemiseen. Mikäli avustuksen saajan omassa hankintaohjeistuksessa on 20 000 euroa (+alv) alhaisempi pienhankintaraja, on suositeltavaa noudattaa sitä myös avustuksella tehdyissä pienhankinnoissa.

Mikäli avustuksen saaja tuottaa tarvitsemansa palvelun tai tavaran itse, hyväksyttävinä kustannuksina otetaan huomioon vain palvelun tai tavaran todelliset tuotantokustannukset. Todelliset tuotantokustannukset tulee pystyä osoittamaan ja aluehallintoviraston pyytäessä esittämään kirjanpidosta. Tuotantokustannusten tulee perustua aiheutuneisiin todellisiin kustannuksiin ja tason tulee olla kohtuullinen.

Työajanseurannan järjestäminen

Avustuksen saajan tulee huolehtia asianmukaisesta työajanseurannasta, jotta avustettavan toiminnan tai hankkeen palkkakustannukset voidaan luotettavasti varmentaa.

Vakuuttaminen

Avustuksen saajan on vakuutettava riittävästi ja tarkoituksenmukaisesti valtionavustuksella hankittu omaisuus.

Digitaalisen verkkopalvelun tuottamiseen tai kehittämiseen myönnetty avustus

Erityisavustuksella tuotetussa tai kehitetyssä digitaalisessa verkkopalvelussa on noudatettava verkkosisällön saavutettavuuskriteeristön (Web Content Accessibility Guidelines, WCAG 2.1.) tasoa AA.  WCAG 2.1 -kriteeristöstä löytyy lisätietoa suomeksi: https://www.saavutettavuusvaatimukset.fi/lait-ja-standardit/wcag-2-1/

Tarkoituksena on varmistaa, että verkkopalvelut ja -sisällöt ovat kaikkien saavutettavissa toimintakyvystä ja -rajoitteista riippumatta.

Suomessa saavutettavuuden valvonnasta vastaa Etelä-Suomen aluehallintovirasto. Sen yhteyteen perustetun saavutettavuusvalvontayksikön tehtäviin kuuluvat mm. saavutettavuusvaatimusten toteutumisen valvonta ja neuvonta.

Lisätietoja:

Kirjanpito, tilintarkastus ja toiminnantarkastus

Avustuksen saajan on järjestettävä kirjanpito sellaisella tavalla, josta on säädetty kirjanpitolaissa (1336/1997) ja -asetuksessa (1339/1997). Avustusta saa käyttää vain avustuspäätöksessä mainittuna käyttöaikana. Avustuksen käyttötarkoitusta vastaavat tuotot ja kulut tulee olla kirjattuna kirjanpitoon avustuksen käyttöajalle.

Erityisavustuksen saajan kirjanpito on järjestettävä siten, että avustuksen käyttöä voidaan seurata kirjanpidosta luotettavasti omalla kustannuspaikalla. Erityisavustuksen kustannuspaikalle tulee kirjata hankkeesta aiheutuneet toteutuneet tulot sekä kustannukset. Jos erityisavustus on myönnetty ainoastaan tiettyyn hankintaan, esimerkiksi yhden laitteen hankkimiseksi, josta syntyy vain yksi kuitti, voi kustannuksen todistaa kuitilla.

Aluehallintoviraston tarkastusoikeus

Aluehallintovirastolla on oikeus suorittaa valtionavustuksen maksamisessa ja käytön valvonnassa tarpeellisia tarkastuksia, jotka kohdistuvat valtionavustuksen saajan talouteen ja toimintaan.

Jos valtionavustus on myönnetty käytettäväksi muun kuin avustuksen saajan omaan hankkeeseen tai toimintaan, aluehallintovirastolla on oikeus tarvittaessa tarkastaa myös tämän avustuksen käyttäjän taloutta ja toimintaa.

Valtionavustuksen saajan on korvauksetta annettava tarkastusta tekevälle virkamiehelle ja tilintarkastajalle kaikki tarkastuksen kannalta tarpeelliset tiedot ja selvitykset, asiakirjat, tallenteet ja muu aineisto sekä muutoinkin avustettava tarkastuksessa.