Useiden vuonna 2021 myönnettyjen avustusten käyttöaika päättyy touko-kesäkuussa. Loppuselvityksen laadinnassa on tärkeää muistaa seuraavia asioita.

Muista tehdä toiminnan loppuselvitys ajoissa

Toimita avustuksen käytön selvitys viimeistään kaksi kuukautta käyttöajan päättymisestä. Loppuselvityksessä raportoidaan avustetun toiminnan toteutuminen kokonaisuudessaan. Tähän kuuluvat sekä tuloksellisuuden että talouden raportointi. Loppuselvitys liitteineen toimitetaan aluehallinnon sähköisen asiointipalvelun kautta.

Toiminnan tuloksellisuusraportoinnin vaatimukset vaihtelevat avustusmuodoittain. Selvityslomake ohjaa vastaamaan oikeisiin asioihin – täytä siis kaikki kohdat huolellisesti. Jos raportin sisältövaatimuksista on epäselvyyttä, kannattaa asiasta olla yhteydessä avustuksen myöntäjään. Talouden raportointi on samankaltaista avustusmuodosta riippumatta, ja alla olevan muistilistan avulla taloudellisen selvityksen tekeminen onnistuu vaivattomasti.  

Ohje koskee aluehallintoviraston myöntämiä toiminnallisia avustuksia. Liikuntapaikkarakentamisen investointiavustuksissa on näistä poikkeavia menettelytapoja.

Talousraportoinnin muistilista:

1. Toimita selvityksen liitteenä kustannuspaikkaraportti. Avustettua toimintaa varten tulee olla perustettu kirjanpitoon oma kustannuspaikka tai vastaava erillinen seurantakohde. Kustannuspaikkaraportti on virallinen ja suora tuloste kirjanpitojärjestelmästä, joka rajataan avustuksen myönnetylle käyttöajalle. Kustannuspaikkaraportilta tulee käydä ilmi:
   • organisaatio sekä kustannuspaikan nimi tai yksilöintitiedot,
   • ajanjakso, jolta raportti on,
   • maksettu valtionavustus,
   • mahdolliset muut toiminnan tuotot,
   • toiminnan kustannukset.
     Excel- ja Word-muotoiset raportit tulee toimittaa taloudesta vastaavan henkilön allekirjoituksella todentamana, päivättynä ja pdf-muodossa.
2. Täydennä asiointipalvelussa selvityksen kustannukset-rahoitustaulukkoon toiminnan toteutuneet kustannukset sekä rahoituslähteet. Tarkenna kustannusten ja rahoituksen sisällöt sanallisesti jokaisen kulu- ja tulolajin erittelykenttään. Selvitykseen merkittyjen kustannusten ja tuottojen tulee todentua kustannuspaikkaraportilta.
3. Tarkastele toiminnan toteumaa suhteessa hakemuksen kustannusarvioon. Onko toiminta toteutunut suunnitelmien mukaan? Avaa sanallisesti mahdollisia muutoksia. Poikkeamat ja muut täydentävät tiedot voi avata selvityksen kohtaan: Lisätietoja kustannuksista ja rahoituksesta.
4. Huomioi selvitykseltä toiminnalle muodostunut valtionavustusprosentti sekä mahdollinen alijäämä tai ylijäämä. Valtionavustus voi kattaa avustetun toiminnan toteutuneista kokonaiskustannuksista korkeintaan avustuspäätöksessä mainitun enimmäisosuuden (%). Mahdollinen ylittävä osuus tulee palauttaa aluehallintovirastolle. Palautettavaa muodostuu myös, jos toiminta on ylijäämäistä. Ylijäämää syntyy, jos toiminnan yhteenlasketut tuotot ylittävät hyväksyttävät kustannukset.
5. Jos huomaat, että avustusta tulee palauttaa, ja käyttöaikaa on vielä jäljellä, ole viipymättä yhteydessä aluehallintovirastoon. Mikäli avustuksen käyttöaika on jo päättynyt, tee loppuselvitys viipymättä ja mainitse avustuksen palautus loppuselvityksen yhteydessä. Aluehallintovirastosta annetaan ohjeistus palautuksen tekemisestä.
6. Muista tarvittaessa liittää selvitykseen mahdolliset muut liitteet. Näitä voivat olla esimerkiksi työajanseurantaraportit avustettuun toimintaan tehdystä työstä.
7. Tarkista, että asian yhteyshenkilötiedot ovat ajan tasalla, ja lähetä loppuselvitys. Seuraa sähköpostissasi asiointipalvelusta tulevia viestejä. Saat tiedon asiointipalveluun saapuneista täydennyspyynnöstä, palautuspyynnöstä sekä loppuselvityksen hyväksymisestä.

Loppuselvitysten täydennyspyynnöt ja palautuspyynnöt

On tärkeää, että avustuksen käytön selvitys laaditaan huolellisesti. Jos loppuselvityksestä puuttuu tietoja tai niissä ilmenee korjattavaa, aluehallintovirastosta lähetetään täydennyspyyntö. Asiointipalvelusta lähtee tästä ilmoitus asian yhteyshenkilöiden sähköposteihin. Täydennyksen toimittamisaikaa annetaan lähtökohtaisesti kaksi viikkoa. Syksystä 2021 kevääseen 2022 tarkastetuissa loppuselvityksissä täydennystä on vaatinut 60 %.  

Jos avustusta on jäänyt käyttämättä tai kustannuksia on tullut liian vähän, avustus tulee palauttaa osin tai kokonaan toteuman mukaan. Aluehallintovirastosta lähetetään tällöin palautuspyyntö. Palautettavaan summaan lisätään korko valtionavustuslain mukaisesti. Maksuaikaa palautukselle annetaan lähtökohtaisesti kaksi viikkoa. Jos avustusta ei palauteta vapaaehtoisesti määräajassa, siirtää aluehallintovirasto palautettavan avustussumman takaisinperintään. Syksystä 2021 alkaen 27 % tarkastetuista loppuselvityksistä on vaatinut palautusta.

Syksystä 2021 lähtien tarkastetuista loppuselvityksistä 31 % on hyväksytty sellaisenaan ilman täydennystä tai palautusta. Huolellisella loppuselvityksen tekemisellä ja yllä olevaa muistilistaa hyödyntämällä asian hyväksyntä ja käsittelyn päättäminen hoituu sujuvasti, mikä helpottaa myös seuraavan kauden avustuksen myöntämistä ja maksua.

Hyödyllisiä linkkejä

Aluehallinnon sähköinen asiointipalvelu

Opas valtionavustusten hakemisesta, käytöstä ja käytön valvonnasta

Erityisavustuksen ehdot ja rajoitukset 8.9.2020

Lisätietoja:

Aluehallintovirastojen kirjasto-, liikunta- ja nuorisotoimen valtionavustusten tarkastustoiminta

Tarkastaja Anja Mustonen, p. 0295 018 016

Tarkastaja Joonas Petäjäniemi, p. 0295 018 209