Konsta Pylkkänen sanoo: ”Se (kaukoviisaus) on sitä, että asiat harkitaan etukäteen ja kuvitellaan tapaus sikseenkin elävästi, että kun se kerran tapahtuu, on reitit selvät” (Huovinen, V. 1952: 87).
Kirjaston valtionavustuksen hakemiseen valmistautuminen kannattaa aloittaa kaukoviisaasti. On hyvä miettiä, millaista kehittämistä kirjasto juuri nyt tarvitsee. Mitä tarpeita kunnalla tai kaupungilla on kirjastopalvelulle? Miksi kirjasto haluaa toteuttaa hankkeen?
Syy hankkeen hakemiseen voi olla moninainen, ja usein perimmäisen motivaation tunnustaminen vaatii myös rehellisyyttä. Liittyykö motivaatio hakea hanketta henkilöstöön: onko sitä liian vähän kirjaston toiminnan ylläpitämiseen ja asiakkaiden tarpeisiin vastaamiseen? Tai onko henkilöstöllä tarve kehittää omaa osaamistaan tai saada tukea työhönsä? Onko kirjastossa ehkä tunnistettu kriittinen palvelu, joka puuttuu kokonaan? Nämä ovat havaintoja! Samoin havaintoja ovat asiakkaista tehdyt huomiot; Jos kirjastolla on tarve löytää uusia käyttäjäryhmiä tai jos havainnot tilastojen kehittymisestä herättävät huolta lukijoiden vähentymisestä, näihin haasteisiin on hyvä miettiä ratkaisuja myös hankkeiden tuella.
Motivaatio hakea hanketta voi tulla myös verkostosta – kirjastokimpan, seutukirjaston tai alueellisen kehittämiskirjaston säännöllisissä tapaamisissa on hyvä keskustella myös yhteisistä hankeideoista. Verkoston kautta syntyvissä hankkeissa on luontevasti myös ohjausryhmä, joka voi auttaa hankkeen aikaista työtä ja viestiä hyvistä käytännöistä kaikissa yhteistyökunnissa. Se voi luoda tasa-arvoa ja parantaa kirjastopalvelujen laatua koko verkostossa. Verkosto voi olla myös kunnan sisäinen, esimerkiksi koulu-kirjasto-yhteistyöryhmä. Aiempien hankkeiden valossa näyttää, että myös kirjastonjohtajien välinen yhteistyö synnyttää yhteisiä hankkeita. Kollegoissa on voimaa!
Perimmäisiä syitä hankkeen hakemiselle voi olla useita. Jos syytä ei ole helppo tunnistaa, voi käyttää esimerkiksi 5 x miksi -tekniikkaa. Sen tarkoitus on auttaa hahmottamaan syiden ja seurausten välisiä yhteyksiä ja puuttumaan niihin kehityskulkuihin, joihin voi puuttua. Jos siis kirjastossa on huomattu, että lasten ja nuorten lainausluvut laskevat, kysytään ensimmäisen kerran ”miksi näin tapahtuu”. Siihen vastataan vaikka, että lapset ja nuoret eivät tule kirjastoon. Miksi he eivät tule kirjastoon? -kysymys vaatiikin jo useamman syyn pohdiskelua. Olennaista on huomata, löytyykö miksi-kysymysten ketjusta joku ajatus, mihin tarttumalla voitaisiin muuttaa kehityssuuntaa. Jos löytyy, se on hyvä peruste hakea valtionavustusta.
Tarpeen määrittelyn ja motivaation tunnistamisen jälkeen on kaukoviisautta miettiä erityisen tarkasti tavoitteet. Tavoitteissa kiteytyy koko hankeidean olemus, ja siksi niitten on hyvä olla konkreettisia ja yhteistyötahojen kanssa mietittyjä. Tavoitteista tehdään myös mittarit sille, onko hankkeessa saatu aikaan se/sitä, mikä on asetettu tavoitteeksi. Tässä yhteydessä on syytä miettiä myös, kertovatko asetetut mittarit tavoitteeseen pääsemisestä. Esimerkiksi hankkeessa voi olla tarkoitus järjestää lukemisen edistämisen tapahtumia kirjastolla ja kouluissa, ja mittariksi asetetaan osallistujamäärät. Mitä osallistujamäärä kertoo tavoitteisiin pääsemisestä? Se kertoo määrällisesti, moniko on osallistunut tapahtumaan: ehkä vapaaehtoisesti – ehkä osana koulun toimintaa. Se on määrällistä informaatiota. Se ei kuitenkaan kerro vielä mitään laadullisista mittareista: onko tapahtumalla tai hankkeella pystytty edistämään lukemista? Miten lukemisen edistymisen pystyy huomaamaan?
Hyvä ohjenuora tavoitteiden tekemiseen on SMART-malli. Se tarkoittaa, että tavoitteiden tulee olla tarkasti määriteltyjä (=spesific), mitattavissa olevia (=measurable), toteutettavissa olevia (=achievable), resurssoituja (=resourced) ja aikaan sidottuja ja rajattuja (=time limited). Jos hankkeessa on mukana yhteistyötahoja, tavoitteet suunnitellaan yhdessä. Kirjastot ovat kehitelleet hyviä käytäntöjä hankevalmisteluun. Niitä ovat esimerkiksi työparityö ja koordinoitu avustusten hakeminen. Näiden kirjaston sisäisten toimintamallien lisäksi tarvitaan hankkeen liittämistä kunnan tai alueen palvelukokonaisuuteen ja tavoitteiden ja mittareiden yhteistä miettimistä. Kaukoviisauteen kuuluu selkeä asioista viestiminen ja sopiminen jo ennen rahoituksen hakemista. Kun kehittämisen kiinnostus on hankkeen verkostolle yhteinen, myös tavoitteet ovat yhteiset ja niihin sitoutuminen on helpompaa.
Tämän tekstin sisältö pohjautuu valtionavustusten vaikuttavuuden arviointiin keväällä 2020. Kirjastotoimen ylitarkastajat nimesivät 18 hanketta, joille oli myönnetty valtionavusta lukemisen edistämiseen vuosina 2016 tai 2017. Teija Mursula haastatteli hankkeissa työskennelleitä tai niistä vastuussa olleita kirjastolaisia ja teki yhtenä osana kirjallista raportointia kolmiosaisen hyviä käytänteitä esittelevän blogi-sarjan, jonka ensimmäinen osa kuvaa, miten vaikuttavuutta voi parantaa hankkeen valmisteluvaiheessa. Vaikuttavuus tarkoittaa tuloksellisuutta ja tarpeenmukaisuutta. Se näkyy käytännössä, että a) tehdään tavoitteenmukaisia asioita, b) pystytään yhdistämään teot ja niiden aiheuttamat vaikutukset kirjaston toimintaan pitkäkestoisesti ja c) tutkaillaan omaa toimintaa (työkalut, taidot ja menetelmät sekä kehittävä arviointi). Hankkeen konkreettiset vaikutukset voidaan todeta jo hankkeen aikana ja heti sen jälkeen, mutta vaikuttavuuden arviointi vaatii pidempiaikaista tarkastelua ja kehittämistä.
Kuva: Kati Rita
Lisätietoja: Teija Mursula, suunnittelija, Oulun yliopisto, Täydentävien opintojen keskus ja Aikuis- ja täydennyskoulutuspalvelut AIKOPA
