Konsta Pylkkänen jatkaa viisausopin määrittelyä käytännön viisautta kuvaamalla: ”Käytännön viisaus on sitä, kun vanha kalttopääkettu juosta hipsuttelee rämeellä ja astuu omiin jälkiinsä” (Huovinen, V. 1952: 88). Ketulla on suolla selvät askelmerkit, joita käyttämällä se pääsee, sinne minne kulku käy. Kirjaston hankkeessa askelmerkit ovat suunnitelmaan kirjattuja tavoitteita ja sisältöjä, joita myöten hipsuttelemalla hanke toteutetaan.
Käytännön viisautta helpottaa, kun jäsentää vaikuttavuutta henkilöstö, yhteistyö ja tehtävät -kolmijaolla. Usein kirjaston hankkeisiin palkataan ulkopuolinen projektityöntekijä. Se on perusteltua erityisosaamisen hankkimiseksi, mutta silloin vaikuttavuuden näkökulmasta tulee miettiä ja rakentaa työntekijälle pysyvistä työntekijöistä ja esimiehestä sellainen verkosto, että taitotieto ei jää projektityöntekijän varaan. Vaikuttavuuden näkökulmasta yksi merkittävin tekijä näyttää olevan, miten vuorovaikutus käytännön ja johtamisen välillä toimii. Millä tavalla esimies pysyy tietoisena hankkeessa tehdyistä asioista? Miten esimies tukee ja auttaa työntekijää pääsemään tavoitteisiin?
Valmentavassa johtamisessa (coaching) on kehitelty GROW-malli, jota voi soveltaa yhtenä välineenä hankkeen vaikuttavuuden lisäämisessä (G=goal, tavoitteet, R=reality, tilannekuvaus, O=options, vaihtoehdot ja W=wrap-up, yhteenveto). Malli kirkastaa toimintaa suhteessa tavoitteisiin.
Usein hankkeen aikainen keskustelu käynnistyy lyhyellä kuvauksella, missä vaiheessa hankkeessa ollaan. Sen jälkeen keskustellaan, millaisia ongelmia tai haasteita senhetkiseen tilanteeseen liittyy ja kirjataan, millaisia vaihtoehtoja on edetä kohti tavoitetta. Lopuksi keskustelu vedetään yhteen ja sovitaan, mitä tehdään seuraavaksi ja millaista työnjakoa se edellyttää. Tämä kaikki liittyy hankkeessa toteutettaviin konkreettisiin työtehtäviin. Mitkä tehtävät vievät hanketta eteenpäin? Avustusta saanutta hanketta on mahdollista myös muuttaa neuvottelemalla ja perustelemalla muutostarve aluehallintoviraston ylitarkastajalle. Tätä kannattaa käyttää, jos hankkeen aikana huomataan, että muuttamalla toimintasuunnitelmaa päästään paremmin tavoitteisiin. Joskus myös toimintaolosuhteissa tapahtuu hankkeeseen vaikuttavia muutoksia.
Lukemisen edistämisen hankkeissa tavallisia yhteistyötahoja omassa kunnassa ovat koulut, varhaiskasvatus ja yhdistykset – verkostohankkeissa muut kunnat. Verkostotyön näkökulmasta vaikuttavuutta lisää säännöllinen yhteydenpito ja viestintä sekä vastuun antaminen ja ottaminen. Vaikuttavuuden lisäämiseksi on hyvä, jos kirjasto ei ole yhteistyössä vaan palvelun tuottaja (esimerkiksi mahdollistamalla kirjailijavieraan käyttämisen koulussa), vaan aito yhteistyökumppani, jonka kanssa suunnitellaan toimintaa ja edetään yhteisiin tavoitteisiin. Tapaamisissa on hyödyllistä käyttää aikaa kehittävään arviointiin: dialogiseen keskusteluun, missä hankkeessa ollaan menossa suhteessa tavoitteisiin ja miten toimintaa voitaisiin kehittää. On myös hyvä miettiä, keille toiminnasta tulisi kertoa.
Hankkeen loppuessa vaikuttavuutta edistää yhteinen arviointikeskustelu ja jatkosta sopiminen. Miten hankkeessa kehitettyä toimintaa jatketaan? Hankkeen loppuessa myös kirjaamisella on oma merkityksensä. Jos hankkeen tavoitteena on kehittää toimintamalli, se tulee kirjata ja sopia sen tarvittavasta ylläpitämisestä ja päivittämisestä. Tällainen toimintamalli voi olla kirjattuna esimerkiksi kulttuurikasvatussuunnitelmaan tai osaksi opetussuunnitelmaa. Kirjattu toimintamalli antaa rakenteen kirjaston pysyvään toimintaan tai vaikkapa toiminnan vuosikellon suunnitteluun. Dokumentointi on niin kuin kalttopääketun askelmerkit suolla – ne helpottavat ja jäsentävät työskentelyä myös seuraavissa hankkeissa.
Tämän tekstin sisältö pohjautuu valtionavustusten vaikuttavuuden arviointiin keväällä 2020. Kirjastotoimen ylitarkastajat nimesivät 18 hanketta, joille oli myönnetty valtionavusta lukemisen edistämiseen vuosina 2016 tai 2017. Teija Mursula haastatteli hankkeissa työskennelleitä tai niistä vastuussa olleita kirjastolaisia ja teki yhtenä osana kirjallista raportointia kolmiosaisen hyviä käytänteitä esittelevän blogi-sarjan, jonka toinen osa kuvaa, miten vaikuttavuutta voi parantaa hankkeen aikana. Vaikuttavuus tarkoittaa tuloksellisuutta ja tarpeenmukaisuutta. Se näkyy käytännössä, että a) tehdään tavoitteenmukaisia asioita, b) pystytään yhdistämään teot ja niiden aiheuttamat vaikutukset kirjaston toimintaan pitkäkestoisesti ja c) tutkaillaan omaa toimintaa (työkalut, taidot ja menetelmät sekä kehittävä arviointi). Hankkeen konkreettiset vaikutukset voidaan todeta jo hankkeen aikana ja heti sen jälkeen, mutta vaikuttavuuden arviointi vaatii pidempiaikaista tarkastelua ja kehittämistä.
Kuva: Kati Rita
Lisätietoja: Teija Mursula, suunnittelija, Oulun yliopisto, Täydentävien opintojen keskus ja Aikuis- ja täydennyskoulutuspalvelut AIKOPA
