Tid för rapportering av användningen av understödet – 7 tips för att utarbeta redovisningen

Användningstiden för flera understöd som beviljats 2021 löper ut i maj-juni. När slutredovisningen utarbetas är det viktigt att komma ihåg följande saker.

Kom ihåg att göra verksamhetens slutredovisning i tid

Lämna in en redovisning för hur understödet har använts senast två månader efter att användningstiden gått ut. I slutredovisningen rapporteras utfallet av den understödda verksamheten i sin helhet. Hit hör både resultatrapportering och ekonomisk rapportering. Slutredovisningen jämte bilagor lämnas in via regionförvaltningsverkets e-tjänst.

Kraven på verksamhetens resultatrapportering varierar beroende på understödsform. Redovisningsblanketten styr dig till att svara på rätt frågor – fyll alltså i alla punkter omsorgsfullt. Om det råder oklarhet om innehållskraven i rapporten lönar det sig att kontakta den som beviljat understödet. Oberoende av understödsform är den ekonomiska rapporteringen likartad och med hjälp av minneslistan nedan går det enkelt att göra en ekonomisk redovisning. 

Anvisningen gäller verksamhetsunderstöd som beviljas av regionförvaltningsverket. I investeringsunderstöden för byggande av idrottsanläggningar finns avvikande förfaringssätt.

Minneslista för den ekonomiska rapporteringen:

  1. Bifoga en kostnadsställerapport till redovisningen. Det ska finnas ett eget kostnadsställe för den understödda verksamheten eller ett motsvarande separat uppföljningsobjekt för bokföringen. Kostnadsställerapporten är en officiell och direkt utskrift från bokföringssystemet som begränsas till den beviljade användningstiden för understödet. Av kostnadsställerapporten ska framgå:
    • organisation samt kostnadsställets namn eller identifieringsuppgifter,
    • den tidsperiod som rapporten gäller,
    • utbetalt statsunderstöd,
    • eventuella andra verksamhetsintäkter,
    • verksamhetskostnader.
      Rapporter i Excel- och Word-format ska lämnas in daterade, i pdf-format och med den ekonomiansvariges underskrift.
  2. Fyll i de faktiska kostnaderna för verksamheten och finansieringskällorna i finansieringstabellen Kostnader för redovisningen. Precisera innehållet i kostnaderna och finansieringen verbalt i specifikationsfältet för varje kostnads- och inkomstslag. De kostnader och intäkter som antecknas i redovisningen ska verifieras i kostnadsställerapporten.
  3. Granska verksamhetens utfall i förhållande till kostnadskalkylen i ansökan. Har verksamheten genomförts enligt planerna? Öppna eventuella ändringar verbalt. Avvikelser och andra kompletterande uppgifter kan anges i redovisningens punkt: Mer information om kostnaderna och finansieringen.
  4. Observera den statsunderstödsprocent som uppkommit för verksamheten samt eventuellt underskott eller överskott. Statsunderstödet kan täcka högst den maximala andel (%) av de faktiska totalkostnaderna för den understödda verksamheten som nämns i understödsbeslutet. Den eventuella överskridande delen ska återbetalas till regionförvaltningsverket. Om verksamheten uppvisar ett överskott uppstår också något att återbetala. Överskott uppstår om verksamhetens sammanlagda intäkter överskrider de godtagbara kostnaderna.
  5. Om du märker att understöd ska återbetalas och att det ännu finns användningstid kvar, ska du utan dröjsmål kontakta regionförvaltningsverket. Om understödets användningstid redan har löpt ut, gör en slutredovisning utan dröjsmål och nämn återbetalningen av understödet i samband med slutredovisningen. Regionförvaltningsverket ger anvisningar om hur återbetalningen ska göras.
  6. Kom ihåg att vid behov bifoga eventuella andra bilagor till redovisningen. Dessa kan till exempel vara rapporter om arbetstidsuppföljning av arbete som utförts inom den understödda verksamheten.
  7. Kontrollera att kontaktpersonsuppgifterna är uppdaterade och lämna in slutredovisningen. Följ meddelanden från e-tjänsten i din e-post. Du får information om begäran om komplettering, begäran om återbetalning och godkännandet av slutredovisningen som inkommit till e-tjänsten.

Begäran om komplettering av slutredovisningar och begäran om återbetalning

Det är viktigt att redovisningen för hur understödet har använts görs omsorgsfullt. Om det saknas uppgifter i slutredovisningen eller om det förekommer något att korrigera skickar regionförvaltningsverket en begäran om komplettering. Från e-tjänsten skickas ett meddelande om detta till kontaktpersonernas e-post. Utgångspunkten är att tidsfristen för att lämna in kompletteringen är två veckor. Av de slutredovisningar som granskades från hösten 2021 till våren 2022 har 60 % behövt komplettering. 

Om en del av understödet inte har använts eller om kostnaderna har varit för låga, ska understödet helt eller delvis återbetalas enligt utfallet. Då skickar regionförvaltningsverket en begäran om återbetalning. Till det belopp som ska återbetalas läggs till ränta enligt statsunderstödslagen. Utgångspunkten är att tidsfristen för återbetalningen är två veckor. Om understödet inte återbetalas frivilligt inom utsatt tid, överför regionförvaltningsverket det understödsbelopp som ska återbetalas till återkrav. Från och med hösten 2021 har 27 % av de granskade slutredovisningarna krävt återbetalning.

Från och med hösten 2021 har 31 % av de granskade slutredovisningarna godkänts som sådana utan komplettering eller återbetalning. Genom att omsorgsfullt göra slutredovisningen och utnyttja minneslistan ovan kan ärendet godkännas och behandlingen avslutas smidigt, vilket också underlättar beviljandet av utbetalningen av understöd för följande period.

Nyttiga länkar

Regionförvaltningens e-tjänst

Handbok för statsunderstöd – ansökan, användning och tillsyn

Villkor och begränsningar som gäller specialunderstöd 8.9.2020

Mer information:

Granskning av regionförvaltningsverkens statsunderstöd till biblioteks-, idrotts- och ungdomsväsendet

Inspektör Anja Mustonen, tfn 0295 018 016

Inspektör Joonas Petäjäniemi, tfn 0295 018 209